أهم الأسئلة الشائعة عن الفاتورة الإلكترونية

 

الفاتورة الإلكترونية أصبحت وسيلة شائعة وشرعية للتسويق التجاري والمحاسبة في العديد من الدول. وفيما يلي بعض الأسئلة الشائعة حول الفواتير الإلكترونية:

 

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

 

• الفاتورة الإلكترونية هي نموذج من الفواتير الذي يتم إنشاؤه وإرساله واستلامه عبر الوسائل الإلكترونية. تستبدل الفاتورة الورقية التقليدية بالفواتير الإلكترونية، مما يتيح إدارة وتنفيذ العمليات التجارية بطريقة أكثر فعالية وسرعة.

 

• تحتوي الفواتير الإلكترونية على نفس المعلومات التجارية المطلوبة في الفواتير التقليدية، مثل تفاصيل الشركة المرسلة والمستلمة، وتفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة، والكميات، والأسعار، والمجموعات، وتفاصيل الدفع، وأي معلومات أخرى ذات صلة.

 

• ترسل الفواتير الإلكترونية عادة عبر البريد الإلكتروني، حيث يتم إرفاقها كملف PDF أو رابط للوصول إلى الفاتورة عبر الإنترنت. يمكن أيضًا استخدام النظم المخصصة أو البرامج لإنشاء وإرسال الفواتير الإلكترونية وتتبع المدفوعات.

 

ما هي المزايا المهمة للفواتير الإلكترونية؟

• توفير التكاليف:

•  تقلل الفواتير الإلكترونية من التكاليف المرتبطة بالطباعة والشحن والتخزين للفواتير التقليدية. لا يلزم شراء ورق وحبر وظروف شحن، ويمكن توفير التكاليف الباهظة المرتبطة بالتخزين والملفات الورقية.

 

• تسهيل العملية:

•  تسهل الفواتير الإلكترونية عملية إرسال واستلام الفواتير بسرعة وسهولة عبر البريد الإلكتروني أو النظم الإلكترونية المخصصة. لا حاجة للتوزيع اليدوي أو البريد التقليدي، مما يوفر الوقت والجهد.

 

• التتبع والحفاظ على السجلات:

•  توفر الفواتير الإلكترونية سجلًا مفصلًا ومحدثًا لجميع المعاملات التجارية. يمكن تتبع الفواتير والمدفوعات والتواريخ بسهولة ودقة، مما يساعد في تحسين الإدارة المالية والمحاسبية.

 

• تقليل الأخطاء:

•  تقلل الفواتير الإلكترونية من الأخطاء البشرية المحتملة التي قد تحدث أثناء إدخال البيانات يدويًا في الفواتير التقليدية. يمكن للنظم الإلكترونية توليد الفواتير تلقائيًا بناءً على البيانات المدخلة، مما يقلل من فرص الخطأ.

 

• احترافية ومصداقية:

•  تضفي الفواتير الإلكترونية مظهرًا احترافيًا على العمليات التجارية. يمكن تضمين شعار الشركة ومعلومات الاتصال في الفاتورة الإلكترونية، مما يعزز مصداقية العمل ويسهل التواصل مع العملاء.

 

• الاستجابة للتشريعات:

•  يتطلب العديد من البلدان الامتثال لمتطلبات قانونية محددة بشأن الفواتير الإلكترونية. باستخدام الفواتير الإلكترونية، يمكن للشركات الامتثال لهذه التشريعات

 

• هناك العديد من المزايا للفاتورة الإلكترونية يمكننا التعرف عليها من هنا

 

هل الفاتورة الإلكترونية قانونية؟

 

يعترف العديد من البلدان بالفاتورة الإلكترونية كوثيقة قانونية، وتختلف متطلبات وشروط القانون من بلد لآخر.

 

ما هي المعلومات المطلوبة في الفاتورة الإلكترونية؟

 

في السعودية، الشكل الفاتورة الإلكترونية الواجب الالتزام به يتم تحديده بواسطة الهيئة العامة للزكاة والدخل. وفقًا لمتطلبات الهيئة، الفاتورة الإلكترونية يجب أن تحتوي على المعلومات والتفاصيل التالية:

 

• بيانات المورد (البائع):

•  يشمل اسم الشركة أو الفرد، وعنوانهم، ورقم السجل التجاري (إن وجد)، والبيانات الضريبية (إن وجد)، ورقم الهاتف (إختياري).

 

• بيانات المشتري:

•  يشمل اسم الشركة أو الفرد، وعنوانهم، والبيانات الضريبية (إن وجد)، رقم الهاتف (إختياري).

 

• تفاصيل الفاتورة:

•  تشمل وصف المنتجات أو الخدمات المقدمة، الكميات، الأسعار، الضرائب (إن وجدت)، وأي تفاصيل إضافية ترغب في تضمينها.

 

• التوقيع الإلكتروني:

•  الفاتورة يجب أن تحتوي على توقيع إلكتروني معتمد بواسطة الهيئة العامة للزكاة والدخل.

 

• رقم الفاتورة:

•  يجب أن يكون لكل فاتورة رقم تسلسلي فريد.

 

• التاريخ:

•  تاريخ إصدار الفاتورة.

 

ما هي تقنيات التوقيع الإلكتروني المستخدمة في الفواتير الإلكترونية؟

 

يستخدم التوقيع الرقمي أو التوقيع الإلكتروني المعتمد قانونيًا لتأكيد صحة الفاتورة ومصداقيتها.

 

هل تحتاج الشركات إلى استخدام برامج أو أنظمة محددة لإصدار فواتير إلكترونية؟

 

نعم، يحتاج البعض إلى استخدام برامج أو أنظمة خاصة لإنشاء وإدارة الفواتير الإلكترونية.

 

هل يمكن استخدام الفاتورة الإلكترونية في جميع الصناعات والشركات؟

 

نعم، يمكن استخدام الفواتير الإلكترونية في معظم الصناعات والشركات، باستثناء بعض الحالات الخاصة التي تتطلب تعليمات خاصة من الجهات الرقابية.

 

هل الفاتورة الالكترونية إجبارية على جميع المؤسسات في السعوديه؟

نعم، في المملكة العربية السعودية، الفاتورة الإلكترونية أصبحت إجبارية على جميع المؤسسات بموجب نظام الفوترة الإلكترونية المعتمد في البلاد. تم تنفيذ هذا النظام في السعودية بدءًا من 4 ديسمبر 2021.

وفقًا لهذا النظام، يتطلب من جميع المؤسسات والشركات والأفراد الذين يجرون عمليات تجارية في المملكة العربية السعودية إصدار الفواتير الإلكترونية واستخدامها بدلاً من الفواتير الورقية التقليدية.

يتطلب إصدار الفواتير الإلكترونية استخدام نظام الفوترة الإلكترونية المعتمد من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل في السعودية، والذي يتطلب تسجيل المؤسسة في النظام والحصول على شهادة الاعتماد الإلكتروني.

وتهدف هذه الخطوة إلى تحسين كفاءة العمليات التجارية، وتبسيط الإجراءات الإدارية، وتوفير الوقت والجهد، وتحسين الشفافية والمصداقية في المعاملات التجارية في المملكة العربية السعودية.

لمعرفة مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية يمكنكم مراجعة مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية (فاتورة) في المملكة

ماهو الرمز التعريفي UUID ? 

الرقم التعريفي الفريد للفاتورة (UUID) هو معيار لتمييز الهوية الفريدة للكائنات أو العناصر المختلفة في النظام. يستخدم UUID لضمان تمييز فريد لكل فاتورة إلكترونية بحيث لا يتشابه مع أي رقم تعريف آخر.

UUID يتألف عادة من سلسلة نصية تتكون من 32 حرفًا عشوائيًا يمكن تمثيلها في شكل مجموعة من الأرقام والأحرف الهجائية، مع وجود فواصل بين الأجزاء لتسهيل القراءة. على سبيل المثال، يمكن أن يكون شكل UUID كالتالي: 550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000.

يتم استخدام UUID في عدة مجالات، بما في ذلك في إنشاء الفواتير الإلكترونية، حيث يتم تضمين UUID كرقم تعريف فريد لكل فاتورة لضمان تمييزها وتعقبها بسهولة. يضمن استخدام UUID أنه لا يوجد تعارض بين أرقام تعريف الفواتير المختلفة، حتى في حالة إصدار العديد من الفواتير في نفس الوقت أو بواسطة مختلف المرسلين.

باستخدام UUID، يمكن تحقيق تجنب التعارضات وتمييز فريد لكل فاتورة بشكل آمن وفعال.

من هم الأشخاص الخاضعين للائحة الفاتورة الالكترونية؟

• الموردون (البائعون): يشمل الأفراد والشركات والمؤسسات التجارية الذين يقومون بتوريد السلع أو تقديم الخدمات.

• المشترون: يشمل الأفراد والشركات والمؤسسات التي تقوم بشراء السلع أو استخدام الخدمات.

• المستوردين: يشمل الأفراد والشركات والمؤسسات التي تقوم بإستيراد السلع من الخارج.

• الوكلاء والوسطاء: يشمل الأفراد والشركات الذين يعملون كوكلاء أو وسطاء في إجراءات الشراء والبيع.

• المستشفيات والمنظمات الصحية: تشمل المستشفيات والعيادات والمنظمات الصحية التي تقدم خدمات طبية وصحية.

• الجهات الحكومية: تشمل الوزارات والهيئات الحكومية والمؤسسات العامة التي تشتري السلع أو تستخدم الخدمات.

كيف يتم ارسال الفاتورة الالكترونية ؟

يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق منصات الفوترة الإلكترونية المختلفة. هنا هي الخطوات الأساسية لإرسال الفاتورة الإلكترونية:

• إعداد الفاتورة: يجب إعداد الفاتورة بناءً على المعلومات المطلوبة، مثل تفاصيل الشركة المصدرة للفاتورة وتفاصيل العميل وتفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة.

• منصة الفوترة الإلكترونية: يمكن استخدام منصات الفوترة الإلكترونية المختلفة التي توفر خدمات إنشاء وإرسال الفواتير الإلكترونية. يجب تسجيل الشركة وإنشاء حساب للوصول إلى الميزات المطلوبة.

• إدخال المعلومات: قم بإدخال المعلومات المطلوبة في نموذج الفاتورة، مثل التفاصيل المالية ومعلومات العميل. يمكن أيضًا إضافة أي مرفقات أو ملفات ذات صلة بالفاتورة.

• التحقق والتأكد: تأكد من صحة المعلومات المدخلة وتحقق من أن جميع التفاصيل اللازمة تم تضمينها في الفاتورة.

• إرسال الفاتورة: بمجرد اكتمال الفاتورة والتحقق من صحتها، يمكنك اختيار خيار “إرسال” أو “إرسال بالبريد الإلكتروني” المتاح في منصة الفوترة الإلكترونية. ستطلب منك تحديد عنوان البريد الإلكتروني للعميل الذي ستتم إرسال الفاتورة إليه.

• تأكيد الإرسال: بعد إرسال الفاتورة، قد تتلقى تأكيدًا عبر البريد الإلكتروني يفيد بأن الفاتورة تم إرسالها بنجاح. يمكن حفظ هذا التأكيد كإثبات عند الحاجة.

ماهو معيار التكويد GS1? 

معيار التكويد الموحد GS1 هو مجموعة من المعايير العالمية المستخدمة في تعريف وتمييز المنتجات والخدمات والمواقع والوحدات التجارية الأخرى. تأسست GS1 (السابقاً EAN International) كمنظمة غير ربحية تهدف إلى تطوير وتعزيز استخدام معايير التكويد لضمان التواصل الفعال والموحد بين الشركات والموردين والمستهلكين في سلسلة التوريد.

يساهم معيار GS1 في تحسين كفاءة سلاسل التوريد وتتبع المنتجات وإدارة المخزون وتحسين دقة المعلومات. ويشمل GS1 مجموعة متنوعة من المعايير والشفرات الخاصة بالتكويد، بما في ذلك:

رمز الباركود: يستخدم لتمثيل البيانات بصورة بصرية بواسطة خطوط وأنماط مختلفة. يعتبر رمز الباركود GS1-128 الأكثر استخدامًا في سلاسل التوريد.

رمز المنتج العالمي (GTIN): يستخدم لتعريف وتمييز المنتجات والخدمات. يتكون من رقم معياري يعطى لكل منتج بشكل فريد.

رمز الموقع العالمي (GLN): يستخدم لتعريف المواقع والأماكن المختلفة المرتبطة بسلسلة التوريد، مثل الأماكن اللوجستية ونقاط البيع والمستودعات.

رمز الوحدة اللوجستية (SSCC): يستخدم لتعريف الوحدات اللوجستية، مثل البليتات والكراتين، ويساعد في تتبعها وإدارتها في سلسلة التوريد.

ختاما قدمنا معظم الاسئله الشائعه التي قد تدور في ذهنك والإجابة عليها بشكل مبسط لتوضيحها وفهمها بشكل سليم