مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية (فاتورة) في المملكة
أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك متطلبات الفوترة الإلكترونية (فاتورة) وسيتم تطبيقها على مرحلتين:
المرحلة الأولى (اعتباراً من 4 ديسمبر 2021):
المرحلة الأولى بدأت اعتبارًا من 4 ديسمبر 2021 لجميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية وأي طرف آخر يصدر الفاتورة الضريبية نيابة عن الموردين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة .
المرحلة الثانية (نافذة اعتباراً من 1 يناير 2023 بشكل مرحلي):
تُعرف المرحلة الثانية باسم مرحلة الربط التكامل حيث يجب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلف مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة) ويجب أن تصدر الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة. وسيتم تنفيذها بشكل مرحلي وستقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإشعار المكلفين بالمرحلة الثانية قبل 6 أشهر على الأقل.
متطلبات تطبيق المرحلة الأولى والثانية من إجراءات تنفيذ الفاتورة الالكترونية :-
وبعد وضع إجراءات النظام وآلية تنفيذه، حددت الهيئة العامة للزكاة بالمملكة العربية السعودية، مجموعة متطلبات لكل مرحلة من أولئك الذين تم إلزامهم بتطبيق الفاتورة الالكترونية. وتتمثل متطلبات المرحلة الأولى في الآتي:-
قبل كل شيء، على الشخص الخاضع لتطبيق نظام الفاتورة الالكترونية أن يتوقف عن كتابة الفواتير اليدوية تماما.
ومن ثم، يبدأ في تحضير كافة الفواتير للتطبيق الالكتروني على رمز الاستجابة السريع QR – Code وإضافة رقم للتسجيل في القيمة المضافة (للأشخاص فقط الذين تشمل فواتيرهم على ضريبة القيمة المضافة).
كما تطلب هذه المرحلة اصدار الفواتير على الصيغة المحددة وهي XML – A-3.
بالإضافة إلى إحضار الختم الرقمي للاعتماد وهو دالة التشفير.
أما فيما يخص متطلبات تطبيق المرحلة الثانية:- بالتأكيد كل المتطلبات المذكورة في المرحلة الأولى يتم تطبيقها أيضاً في المرحلة الثانية، ولكن بمطلب زائد وهو الربط والتكامل مع أنظمة الهيئة العامة للزكاة.
الشروط العامة لإصدار الفواتير الالكترونية بالمرحلة الأولى:-
وكما ذكرنا سابقا، إن المرحلة الأولى يتم فيها تنفيذ مجموعة من الإجراءات المنظمة، وهي الاصدار والحفظ، لذلك أصبح من المهم أن تكون الفاتورة مطابقة لبعض الشروط حتى يتم الموافقة على اصدارها وبالتالي حفظها. والآن نقدم لكم أبرز هذه الشروط التي وضعتها الهيئة العامة للزكاة بحفظ واصدار الفواتير في النقاط التالية :-
الشرط الأول:-استخدام نظام إلكتروني في اصدر وحفظ الفواتير، قابل للتكامل مع نظام الهيئة العامة للزكاة.
الشرط الثاني:- البرامج المستخدمة في كتابة الفواتير لا بد أن تكون متوافقة مع مسودة القانون. وبعبارة أخرى، يجب أن تكون الفاتورة الالكترونية لا تحتوى على أي خصائص محظورة. بالإضافة إلى أن تكون قادرة على انشاء حقول كافية للحد الأدنى للبيانات التي اشترطت الهيئة أن تكون متوافرة في صيغة الفاتورة. فضلاً عن ضرورة قدرتها على انشاء رمز الاستجابة السريع.
الشرط الثالث:- فهو يتعلق بمحتويات صيغة الفاتورة الالكترونية. حيث حددت اللائحة بعض البنود الاساسية التي يجب أن تتوافر في الفواتير ليتم اعتمادها الكترونيا وهي الآتي:
أولا، بند خاص بتحديد نوع الفاتورة الالكترونية. على سبيل المثال، قد تكون فاتورة ضريبية او جمركية أو مبسطة أو فاتورة القيمة المضافة … إلخ.
ثم كتابة الرقم التسلسلي للفاتورة، وهو رقم ترتيب الفاتورة بالنسبة للفواتير الأخرى، والذي يتم وضعه لتمييز الفواتير عن بعضها.
اتاحة وضع رمز الاستجابة السريع (QR Code) .
كذلك يجب احتواء صيغة الفاتورة على تاريخ الاصدار.
أيضًا، من الضروري وجود مكان في الفاتورة خاص بكتابة بمعلومات عن التاجر أو صاحب الفاتورة، مثل اسمه وعنوانه.
كما يشترط أن تحتوي الصيغة أيضا على الرقم الضريبي للفاتورة الالكترونية.
بالإضافة إلى مربع توصف فيه السلعة أو الخدمة التي تم انشاء الفاتورة لأجلها، ومن العناصر الواجب ذكرها في الوصف، سعر السلعة أو الخدمة والكمية المباعة.
وبالتأكيد، أهم بنود صيغة الاصدار، هي توضيح الأرقام المالية للفاتورة ( المبلغ الاجمالي للسلعة او الخدمة غير شامل ضريبة القيمة المضافة –
مقدار ضريبة القيمة المضافة – قيمة الفاتورة بعد احتساب السعر الاجمالي شامل ضريبة القيمة المضافة).
وبالتالي، إذا توافرت كل هذه الشروط في نظام الفاتورة الالكترونية بالمرحلة الأولى، يتم قبولها للانتقال إلى المرحلة الثانية. ومن ثم يتم اختبار صلاحية الفاتورة أيضا وقابليها للاعتماد في المرحلة الثانية وفقا لمجموعة شروط .
شروط المرحلة الثانية (الربط والتكامل):-
ولأن هذه المرحلة يتم فيها الربط والتكامل مع الهيئة العامة للزكاة والضريبية والجمركية، فإن ما يشترط فيها هو الآتي :-
أولاً، لا بد على الخاضع لنظام الفاتورة الالكترونية أن يقوم بترسيخ عملية التكامل والربط مع الهيئة. ومن ثم يأتي دور الهيئة فترسل إخطار لجميع الفئات المستهدفة لبدء التنفيذ.
ثانيا، يشترط في هذه المرحلة إصدار جميع الفواتير الإلكترونية بالصيغة التي تتوافق مع الأنظمة الإلكترونية وهي XML.
ويشار إلى أن الهيئة سوف تحدد شروط أخرى للاعتماد في هذه المرحلة. ولكن عند اقتراب موعد البدء في تنفيذ اجراءاتها.
