تتعدد الشركات والمؤسسات التي تحتاج لتطبيقات محاسبية لتنظيم أنشطتها الخدمية والإنتاجية، حيث تتطلب وجود عدد من المخازن وبالتالي يكون لكل مخزن منتج معين، مما جعلها تحتاج لتنظيم شديد عبر تطبيقات حديثة، لذلك سوف نوضح كيفية إدارة برنامج حسابات ومخازن من خلال وضع نظام معين يساعد على الإدارة والتنظيم من خلال تطبيق برنامج حسابات ومخازن الذي يتميز بالمرونة ويمكن المستخدم من التعرف على الأصناف والبيانات اللازمة لها، مع تسجيل كافة الأنشطة بالمخازن بالإضافة إلى إصدار عدد كبير من التقارير الهامة.
اعرف أكثر عن برنامج محاسبة
كيفية إدارة برنامج حسابات ومخازن ERP
إذا كنت تتساءل عن كيفية إدارة برنامج حسابات ومخازن فإن ذلك يتضح عن طريق منظومة سلسلة الإمداد التي يمكننا ملاحظتها بتطبيق حسابات ومخازن، حيث تعد واحدة من أهم منظومات التطبيق، الذي يعد من أروع البرمجيات التي تعتمد عليها الكثير من المؤسسات وذلك لأن منظومة سلسلة الإمداد تحتوي على إدارة المبيعات والعملاء، بالإضافة إلى إدارة المشتريات والموردين، وكذلك قسم للاستيراد والتصدير كما يوجد قسم خاص لإدارة المخازن وقسم آخر لسير العمل والمهام وفيما يلي سوف نوضح ذلك بالتفصيل.
إدارة المخازن
يتضمن برنامج حسابات ومخازن قسم خاص لتنظيم المخازن، وبالتالي يساعد على:
- تصنيف المخزون لعدد من المجموعات الرئيسية.
- التعامل بنظام مع عدد كبير من المخازن والفروع.
- يساعد على استيراد البيانات الخاصة بالأصناف المختلفة عبر توصيلها ببعض الملفات الخارجية مما يساهم في توفير المزيد من الوقت والجهد.
- يسمح بالتعامل مع عدد هائل من المنتجات والأصناف المختلفة.
- إنتاج عدد كبير من التقارير التي يحتاج إليها العميل.
- إضافة أكواد لجميع الأصناف من خلال نظام يدوي أو آلي.
- عمل أكواد متعددة لصنف واحد.
- يوجد به خاصية التنبيه التلقائي في حال قل العدد لإحدى الأصناف عن الحد الأدنى وذلك لأن التطبيق ينظم الاستخدام الأمثل الخاص بالمساحة المخزنة، وبالتالي يساعد على معالجة مشكلة وجود عجز مفاجئ لأحد الأصناف.
- اعداد التقارير الخاصة بأرصدة الأصناف حيث يوجد تقارير للرصيد الفعلي، وأخرى للرصيد المحجوز ويوجد رصيد آخر للبضاعة بالطريق، كما يوجد قسم للرصيد تحت الإنتاج وتقارير رصيد تحت الإنتاج او ما يسمى بالرصيد المتاح للصرف.
- يساعد المستخدم على الاستعلام عن وجود رصيد بإحدى المخازن خلال عملية الإضافة أو الصرف.
- يساعدنا على الحصول على تقارير التي توضح الأصناف الأكثر مبيعا أو الأكثر ركودا خلال مدة معينة.
قسم إدارة المشتريات والموردين
يساعد هذا القسم على إدارة المشتريات الخاصة بالشركة من خلال منظومة سلسلة الإمداد الموجودة ببرنامج حسابات ومخازن وذلك من خلال ما يلي:
- يوفر التطبيق إمكانية عمل قاعدة بيانات شاملة تضم كافة بيانات الموردين.
- يساعد على تحديد شرائح خاصة بأسعار الأصناف بما يتوافق مع التعاقدات مع بعض الموردين.
- يمكنك من تسجيل الشروط المتفق عليها أثناء التعاقد عند طلب صنف معين أو توريده.
- يسمح بعمل كشف حساب خاص بكل مورد.
- يجعلك قادراً على مراقبة كافة طلبات الشراء بحيث يتم تحديد ما تم تنفيذه منها والمتبقي.
- يوفر إمكانية إصدار فواتير خاصة بالمشتريات المجمعة.
قسم المبيعات والعملاء
إذا كنت تهتم بكيفية إدارة برنامج حسابات ومخازن فيجب معرفة محتوى هذا القسم المتوفر بالتطبيق، حيث يساعد على:
- عمل قاعدة بيانات شاملة تحتوي على كافة بيانات العملاء
- إضافة قوائم خاصة بأسعار الأصناف مع ربطها بالعملاء.
- يسمح هذا القسم بإمكانية استيراد بيانات العملاء الموجودة بملفات خارجية، وبذلك يوفر المزيد من الوقت والجهد.
- يمكنك من تسجيل كافة شروط التعاقد المتفق عليها مع العملاء.
- يسمح بتعيين حد ائتماني خاص لكل عميل كما يعطي إنذار للتنبيه عن التوقف عن البيع لأحد العملاء الذين تعدوا عن هذا الحد.
- يعمل على ضبط الفواتير بشكل آلي أو يدوي عن طريق إضافة الضرائب والخصومات.
- يحتوي على شاشة فاتورة المبيعات بحيث يمكن عن طريقها الاستعلام عن رصيد العميل.
- يوفر تقارير خاصة بالمبيعات للمندوبين بالإضافة إلى احتساب العمولة بنظام آلي.
نظام سير العمل والمهام
توفر سلسلة الإمداد إمكانية التحكم بشكل كامل والإشراف على المهام من خلال نظام سير العمل، وذلك بمتابعة التالي:
- تسمح بتصميم دورة العمل لكل عميل بمنتهى السهولة.
- يوفر إمكانية توجيه المهام لجميع الإدارات داخل الشركة بأسلوب تلقائي.
- يمكنك من عمل تقييم خاص بأداء الموظفين مع تحديد المهام، بالإضافة إلى تحديد عمليات الشراء والبيع التي تم تنفيذها أو غير ذلك.
- متابعة وظائف الرقابة الداخلية من خلال مراقبة كافة عمليات التحويل وإجراء مراجعات عليها.
التصدير والاستيراد
إذا كنت تتساءل عن كيفية إدارة برنامج حسابات ومخازن فلابد من معرفة هذا القسم الخاص بالاستيراد والتصدير حيث يعد من أهم أقسام التطبيق للأسباب التالية:
- يسمح بعمل سجل يحتوي على بيانات لبعض الشركات مثل شركات الشحن، بالإضافة إلى شركات التأمين وغيرها من الشركات الأخرى.
- تساعد على تحديد تكلفة الشحنة بشكل آلي.
- يوجد به خاصية تساعد على تحديد الشحنات المطلوبة لاستيراد البضائع.
- يمكنه حساب النصيب الخاص بكل صنف.
- يقوم التطبيق بتقسيم مصروفات الشحنة بشكل تلقائي على جميع الأصناف بحيث يتم حساب كل نصيب على حده.
- يسمح بإمكانية التأكد من وصول كافة مستندات الشحنة للبنك.
- عمل متابعة دقيقه للشحنة بكافة مراحلها.
- يوفر إمكانية استلام أصناف معينة من الشحنة أو تسلمها بشكل كلي.
- يساعد التطبيق على حساب القيمة الجمركية الخاصة بكل صنف بالتفصيل.
مميزات برنامج حسابات ومخازن
بعد أن أوضحنا كيفية إدارة برنامج حسابات ومخازن من خلال الأقسام الموجودة به، يمكننا الآن تحديد أهم المميزات التي جعلت هذا التطبيق أفضل من عدد كبير من البرامج الأخرى مثل:
- يسمح للمستخدم بإضافة عدد كبير من المخازن والمستودعات مهما كان الغرض منها.
- يوفر إدارة متكاملة لكافة العمليات المخزنية، حيث يسمح بعمل جرد للمخازن وكذلك عمل التسويات اللازمة بالإضافة إلى عمليات التحويل التي يمكن أن تتم بين المخازن.
- يوفر إدارة قوية للأصناف المتعددة مع إضافة قوائم خاصة بأسعارها، وكذلك أهم العروض لهذه المنتجات.
- يحتوي على منظومة مبيعات قوية تدعم جميع أشكال البيع مثل أهم نقاط البيع، وكذلك دورة المبيعات.
- التطبيق به إمكانية الجمع بين الصنف ومكوناته وكذلك أهم بدائله أو ملحقاته.
- يسمح بعمل أكواد متعددة لصنف واحد مما يسهل عملية البحث.
- يمكن المستخدم من ربط الصنف بمجموعة من المخازن مع تحديد ثمن المنتج بكل مخزن.
- يمكن استخدام تطبيق حسابات برنامج حسابات ومخازن مع جميع الأنشطة سواء كانت تجارية أو زراعية أو غير ذلك من مشاريع المقاولات والتعدين.
- يسمح بتسجيل عدد كبير من الأصناف خلال مدة زمنية قصيرة.
- يحتوي على ميزة استيراد البيانات الخاصة ببيانات العملاء أو الموردين الموجودة بملف اكسل.
- يوفر التطبيق المزيد من الوقت والجهد بالتعامل واستيراد البيانات الموجودة بملفات اكسل.
- يساعد على عمل جرد لمختلف الأصناف.
- يسمح للمستخدم بعمل التسويات الجردية بشكل آلي.
- يصدر التقارير المختلفة بحيث تغطي جميع المعلومات المطلوبة عن الأصناف بالمخازن، كما يقوم بإصدار تقارير تحتوي على معلومات شاملة خاصة بالموردين و بكافة عمليات الشراء.
- يوفر التطبيق إمكانية إصدار تقارير تحتوي على المعلومات الشاملة لبيانات العملاء ولمختلف عمليات البيع.
- يسمح بإصدار تقارير تحتوي على جميع المعلومات الخاصة بالعملاء وكافة عمليات البيع.
- يصدر التطبيق رسائل تنبيه خاصة ببعض الأمور التذكيرية.
مما سبق نكون قد تعرفنا على كيفية إدارة برنامج حسابات ومخازن، الذي يحتوي على عدد من الأقسام التي تساعد الشركات على تنظيم المخازن وإدارة الحسابات بأسلوب احترافي، مع تسجيل كافة العمليات التي تتم بالمخازن وعمل تقييم لحجم الأنشطة وأهم المتطلبات، مما يساعد على إتخاذ التدابير اللازمة لإنجاح العمل.
