طرق اكتشاف الاختلاس المالي و الاحتيال المالي و الغشفحص الحسابات لغرض اكتشاف الغش و الاختلاس المالي :
ترتب على كبر حجم الوحدات وتعدد عملياتها تعذر قيام المدقق الخارجي بالتدقيق التفصيلي وعلى ذلك تحولت عملية التدقيق الكامل إلى تدقيق اختباري وترتب على ذلك عدم إمكانية اعتبار مدقق الحسابات مسؤولا ً عن عدم كشف الغش والاختلاس المحكم التدبير ، وبشرط أن يكون قد اتخذ في عمله عناية ومسلك المدقق العادي من حيث عدم التقصير في فحص الأنظمة الداخلية للرقابة ، وفي تحديد كمية الاختبارات اللازمة، وفي تنفيذ عملية التدقيق نفسها وهنا يبرز دور عملية الفحص لاكتشاف عمليات الغش والاختلاس وتحديد المسؤول عنها والطريقة التي تمت بها ، ويتم ذلك في شكل تكليف من أصحاب الوحدة أو من إدارته أو من أي جهاز حكومي أو رقابي يشرف على أعمال الوحدة ، وذلك حيث يثبت الشك لدى أحد الأطراف السابقة في وجود غش أو تلاعب بالدفاتر والسجلات.
وينقسم الغش والاختلاس إلى نوعين:
الأول : الاختلاس المالي
ويشمل اختلاس بعض ممتلكات الوحدة مثل: اختلاس النقدية أو البضاعة أو الأوراق المالية أو الكمبيالات ……الخ.
الثاني : التلاعب في الحسابات ( الغش ) بدون اختلاس مالي
ويتوقف حجم وطبيعة الفحص الذي يقوم به الفاحص على نوع وظروف الغش المرتكب، إذ لا يمكن وضع قواعد موحدة للسير عليها في كل الأحوال ، وعلى سبيل المثال فإن الغش أو الاختلاس الذي يحدث في قسم واحد من أقسام الوحدة بواسطة موظف واحد يجعل من الفحص عملية محدودة ، في حين أنه في حالة حدوث الغش أو الاختلاس في الوحدة على نطاق واسع وعن طريق التواطؤ بين الموظفين تصبح عملية الفحص واسعة النطاق ، وكبداية يمكن القول إن الفحص سيتم وفقاً لقواعد التدقيق المعروفة مع القيام بالتدقيق المستندي كاملاً وتحقيق وجود جميع الموجودات ، مع توجيه الاهتمام نحو نقاط الضعف في نظام الرقابة الداخلية والتي يظن الفاحص أنها كانت الطريق لحدوث الغش أو الاختلاس.
وفيما يلي عرض لبعض صور الاختلاس المالي والتلاعب مع الاهتمام بإيضاح دور الفاحص بالنسبة لكل منها، وطبيعة تقرير الفاحص :
- اختلاس النقدية.
- اختلاس البضاعة.
- اختلاس الموجودات.
- التلاعب في الحسابات ( الغش ).
ونتناول ما تقدم بالشرح وذلك على النحو التالي :
أولا : اختلاس النقدية
ويتم ذلك بعدة طرق منها:
- اختلاس قيمة مبيعات نقدية.
- اختلاس تحصيلات العملاء.
- إثبات فواتير شراء صورية.
- التلاعب في الأجور والرواتب.
- تزوير مستندات صرف النقدية أو المصروفات النثرية.
وفيما يلي شرح موجز لصور هذه الاختلاسات كما يلي :
اختلاس قيمة مبيعات نقدية
ويكتشف الفاحص هذا الاختلاس المالي عن طريق :
مطابقة الملخصات التي يعدها عمال البيع بالملخصات التي يعدها أمين الخزينة، وخوفاً من وجود احتمال للتواطؤ بين عمال البيع وأمين الخزينة ، يجب الاحتفاظ بسجلات للعهد الموجودة لدى كل بائع حيث تثبت فيها قيمة البضاعة المسلمة لهم بسعر البيع ويخصم منها قيمة مبيعاتها ، ويكون الباقي عبارة عن قيمة رصيد البضاعة الموجودة لديهم، وإذا تم الجرد الفعلي لتلك البضائع وتبين أن قيمتها أقل من رصيدها الظاهر بسجلات العهد ، دل ذلك على عجز في البضاعة، وهذا بالطبع يمثل مقدار الاختلاس.
إثبات فواتير شراء صورية:
حين يحدث تواطؤ بين موظفي الوحدة وبين أحد الموردين فإن اختلاس النقدية في هذه الحالة يتم عن طريق إثبات فواتير شراء صورية أو بمبالغ أكثر من قيمة البضاعة المستلمة منهم ، أو قيد فواتير الشراء مرتين ، ويترتب على العمليات السابقة ظهور حساب المورد بأعلى من حقيقته وعند سداد حسابه يختلس الفرق ، ويمكن اكتشاف هذا الاختلاس من خلال الإجراءات التالية:
- التأكد من اعتماد عملية الشراء من الموظف المختص.
- الاطلاع على فاتورة الشراء ومطابقة ما ورد بها بما قيد بدفتر النقدية تحت خانة المشتريات النقدية.
- التأكد من ورود البضاعة المشتراة وذلك بالاطلاع على سجلات المخازن ودفتر البضاعة الواردة.
- يجب أن يقوم الفاحص باعتبار بعض فواتير المشتريات مع أوامر وعقود الشراء وإذا كانت المشتريات تتم بطريقة المناقصة أو المزايدة فعليه أن يطلع على ملفات المناقصات أو المزايدات
التلاعب في الأجور:
يتم ذلك عن طريق إدراج أسماء عمال وهميين في كشوف الأجور أو باستخدام فئات أجر أعلى من الحقيقة واختلاس المبالغ المقابلة ، ويكتشف هذا الاختلاس من خلال الإجراءات التالية :
- إجراء مطابقة بين بطاقات الحضور (الدوام) أو كشوف تسجيل ساعات العمل وبين ما هو وارد بكشوف الاستحقاقات المختلفة.مطابقة الشيكات المسحوبة للأجور مع إجمالي كشوف الأجور والرواتب.
- تدقيق بعض ملفات العمال للتأكد من صحة إجراءات التعيين والعلاوات والاستقطاعات المختلفة.
- التأكد من وجود توقيع العامل أو ختمه على كشوف الأجور والرواتب.
تزوير مستندات صرف النقدية أو المصروفات النثرية:
يمكن للفاحص اكتشاف الاختلاسات المتعلقة بهذا البند عن طريق تدقيق مستندات الصرف مع ما هو مقيد بدفتر المصاريف النثرية بعد فحص المستندات نفسها ، والتأكد من صحتها شكلاً وموضوعاً.
وبالنسبة لبعض المصروفات النثرية الصغيرة التي لا توجد مستندات مؤيدة لها ، يجب على الفاحص أن يحصل على اعتماد لها من الجهة المختصة ، وعلى الفاحص قبل كل هذا جرد المتبقي من رصيد السلفة المستديمة ومطابقة الرصيد مع مستندات الصرف وأصل السلفة وعمل محضر بنتيجة الجرد.
اختلاس تحصيلات العملاء:
ويأخذ هذا الاختلاس صوراً عديدة منها :
- إثبات المبلغ المختلس في شكل خصم مسموح به :
ويعني ذلك ان المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية ولا يورد لخزينة الوحدة وإنما يختلس ، ويسوى رصيد حساب العميل المدي ، كما لو أن العميل منح خصماً مسموحاً به بقيمة ذلك الرصيد ، ويكتشف ذلك الاختلاس عن طريق فحص الشروط الخاصة بمنح الخصم المسموح به للعملاء ، ومراجعة فواتير البيع التي تتضمن خصماً ، والتأكد من اعتماد الخصم المسموح به المقيد بالدفاتر من قبل المختصين في الوحدة
- إثبات المبلغ المختلس في شكل دين معدوم :
ويعني ذلك أن المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية ولا يورد لخزينة الوحدة وإنما يختلس ، ويسوى رصيد حساب العميل المدين على أنه قد أعتبر ديناً معدوماً ، ويستطيع الفاحص اكتشاف هذا الاختلاس بإتباع ما يلي:
-
- التأكد من أن جميع الديون التي أعدمت واستبعدت من حسابات العملاء قد اعتمدت من الجهات المختصة.
- التحقق من سلامة وقانونية إعدام تلك الديون.
- إثبات المبلغ المختلس في شكل مردودات مبيعات صورية :
يعني ذلك ان المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية ولا يورد لخزينة الوحدة وإنما يختلس ويسوى رصيد حساب العميل المدين على أنه قد قام برد البضاعة له إلى الوحدة، ويستطيع الفاحص اكتشاف هذا الاختلاس بإتباع ما يلي:
-
- تدقيق الإشعارات الدائنة التي تحررها المنشأة وترسلها للعملاء مع ما قيد بدفتر يومية مردودات المبيعات.
- تدقيق بعض الإشعارات الدائنة مع ما قيد بسجلات البضاعة الواردة وسجلات المخازن للتأكد من ورود البضاعة المرتدة فعلاً ودخولها في حيازة الوحدة
- استخدام تجزئة الدفعات لتسوية تحصيلات العملاء المختلسة :
وهنا يلجأ المختلس إلى سداد الرصيد المستحق على أحد العملاء الذين تم اختلاس تسديداتهم عن طريق استخدام المبالغ المحصلة من عملاء آخرين ، وتستمر هذه العملية بصورة متكررة ويستطيع الفاحص اكتشاف هذا الاختلاس بإتباع ما يلي:
-
- بفرض أن جميع المتحصلات النقدية أو الشيكات تودع بالبنك، يقوم الفاحص بمراجعة تسديدات العملاء على الإيداعات بالبنك كما هي واردة في كشف حساب البنك ، مع التأكد من تطابق التواريخ والمبالغ المسددة من العملاء مع المبالغ المودعة بالبنك.
- فحص حسابات المدينين وملاحظة الأرصدة المتأخر سدادها والتغيرات التي طرأت على طريقة السداد.
- إرسال المصادقات إلى العملاء بأرصدة حساباتهم لدى الوحدة ويطلب منهم إرسال موافقتهم أو عدم موافقتهم إلى المدقق مباشرة.
ثانيا : اختلاس البضاعة
ويتم ذلك عن طريق عدم إثبات البضاعة الواردة في دفتر المخزون واختلاسها ، أو بصرف كمية من البضاعة أقل مما هو مثبت في أذونات الصرف ثم اختلاس الفرق ، أو عن طريق اختلاس البضاعة المرتدة من العملاء ، وقد يتم اختلاس البضاعة عن طريق التواطؤ مع العملاء عن طريق توريد بضاعة لهم وعدم قيدها على حسابهم واقتسام الثمن معهم.
ويمكن اكتشاف اختلاس البضاعة بإتباع الإجراءات التالية:
- فحص أنظمة الرقابة الداخلية الخاصة بعمليات الشراء والبيع والتخزين والتحقق عن مدى كفاية هذه الأنظمة في منع التلاعب أو الاختلاسات.
- التأكد من جدية عملية الجرد التي قامت بها إدارة الوحدة والاطلاع على كشوف أو قوائم الجرد التفصيلية ، لجرد البضاعة جرداً فعلياً في تاريخ الفحص
- مطابقة نتيجة الجرد بالرصيد الواجب أن يكون ، آخذاً بالاعتبار رصيد بضاعة أول المدة.
- مطابقة صور فواتير المشتريات مع سجلات المخازن للتحقق من أن البضاعة المشتراة قد أثبتت الوحدة دخولها إلى المخازن ، وتم زيادة كميات المخزون بها.
- تدقيق فواتير الخصم التي يرسلها الموردون للوحدة مع إشعارات الرد مع سجلات البضاعة ، للتأكد من خروج البضاعة المرتدة من حيازة الوحدة فعلاً.
- مطابقة صور فواتير المبيعات مع سجلات المخازن ، للتحقق من أن البضاعة المباعة قد تم إثبات خروجها من مخازن الوحدة ، وتم تخفيض كميات المخزون بها.
- تدقيق الإشعارات الدائنة التي تحررها المنشأة وترسلها للعملاء مع ما قيد بسجلات البضاعة الواردة وسجلات المخازن للتأكد من ورود البضاعة المرتدة ودخولها في حيازة الوحدة.
ثالثاً : اختلاس الموجودات
تمثل الموجودات – الأصول الثابتة – جزءاً هاماً من رأس المال المستثمر في الوحدات المختلفة لهذا من الضروري إحكام الرقابة الداخلية عليها ، وعلى الأخص ضرورة الاحتفاظ بسجل للموجودات الثابتة ، يتضمن توضيحات تفصيلية عن كل مفردة من مفردات هذه الموجودات مثل تاريخ شراء الأصل ، سعر التكلفة ، العمر الإنتاجي المقدر ، الإضافات ، الاستبعادات ، معدل الإهلاك السنوي ، الرصيد المتبقي …. إلخ.
ولاكتشاف الاختلاس الخاص بالموجودات يجب تطبيق الإجراءات التالية :
- جرد الأصول جرداً فعلياً في تاريخ الفحص.
- مقارنة نتيجة الجرد الفعلي بما هو مقيد في سجلات الأصول السابق ذكرها.
ويمكنك أيضاً الإطلاع علي :
نظام الفاتورة الالكترونية
شرح دليل الحسابات
ضريبة القيمة المضافة
طلب نسخة تجريبية
