نعم، الاحتفاظ بسجل تدقيق لكل فاتورة صادرة يُعد من المتطلبات الأساسية في نظام الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، وهو جزء مهم من الامتثال للوائح الصادرة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
سجل التدقيق هو ببساطة سجل إلكتروني يحتوي على جميع التفاصيل المتعلقة بالفاتورة منذ لحظة إنشائها وحتى إرسالها واعتمادها أو تعديلها أو إلغائها، وهو لا يقتصر فقط على نسخة الفاتورة نفسها، بل يشمل أيضًا معلومات العمليات التي تمت عليها.
وجود سجل تدقيق لكل فاتورة يحقق عدة أهداف مهمة.
أول هذه الأهداف هو ضمان الشفافية الكاملة في العمليات المالية، حيث يمكن للمنشأة الرجوع إلى هذا السجل في أي وقت لمعرفة من قام بإنشاء الفاتورة، ومتى تم إصدارها، وهل تم تعديلها لاحقًا، وما هي التغييرات التي حدثت، وهذا الأمر مهم جدًا في حالات المراجعة الداخلية أو الخارجية، حيث يتيح تتبع كامل دورة حياة الفاتورة دون أي غموض.
كما أن سجل التدقيق يلعب دورًا حاسمًا في حالات الفحص الضريبي من قبل الهيئة، وعندما تقوم الهيئة بمراجعة معاملات منشأة معينة، فإنها قد تطلب الاطلاع على سجلات التدقيق للتأكد من صحة الفواتير وعدم وجود أي تلاعب أو حذف غير مصرح به.
في حال عدم توفر هذا السجل، قد تواجه المنشأة صعوبة في إثبات صحة معاملاتها، مما قد يعرضها لملاحظات أو مخالفات.
ومن الناحية التقنية، يجب أن يكون سجل التدقيق غير قابل للتعديل أو الحذف بعد تسجيله، وذلك لضمان مصداقيته.
والأنظمة المتوافقة مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية تقوم تلقائيًا بتسجيل كل عملية مرتبطة بالفاتورة، مثل الإنشاء، والإرسال، والاستلام، والرفض، وإعادة الإرسال، وأي تحديث يتم عليها. هذا يعني أن المنشأة لا تحتاج إلى إدارة هذا السجل يدويًا، بل يتم إنشاؤه تلقائيًا داخل النظام.
كذلك، الاحتفاظ بسجل التدقيق يساعد المنشأة نفسها في تحسين الرقابة الداخلية.
وفي حال حدوث خطأ أو مشكلة، يمكن بسهولة تتبع مصدر الخطأ ومعرفة المرحلة التي حدث فيها، مما يساعد على تحسين العمليات وتقليل الأخطاء المستقبلية. كما أنه يوفر مستوى أعلى من الأمان، حيث يمنع التلاعب بالفواتير دون وجود أثر واضح.
من المهم أيضًا أن يتم الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة لا تقل عن الفترة المحددة في الأنظمة الضريبية، والتي غالبًا ما تكون عدة سنوات. ويجب أن تكون هذه السجلات متاحة عند الطلب، سواء للهيئة أو لأغراض المراجعة الداخلية.
