برنامج محاسبة للفنادق: أهم الخصائص والميزات

يحرص برنامج بلاجن على توفير المعلومات الكافية لعملائنا في جميع مجالاته وأنشطتهم التجارية المختلفة في ظل التقدم التكنولوجي وإدخال نظام الفوترة الالكتروني .. لذلك يحرص أصحاب الفنادق على اختيار برنامج محاسبة للفنادق  يتناسب مع ما يقدمونه من خدمات يتناسب مع رؤية وهدف المؤسسة لذلك في هذا المقال نساعدك في تقديم مميزات وخصائص برنامج المحاسبة المناسب للفنادق لتسهيل اختيارك للبرنامج المناسب لعملك

• البرنامج المحاسبي للفنادق هو أداة أساسية لتنظيم المعاملات الحسابية والمالية للفندق حيث يتميز ببعض المميزات والخصائص والتي سوف يتم عرضها في هذه المقالة لتساعد أصحاب الفنادق في تحقيق اهدافهم بكفاءة عالية وزيادة معدلات الأرباح بشكل احترافي مما يعمل على تحسين كفاءة العمل وتقديم جودة عالية تميز هذا الفندق عن غيره من الفنادق 

قبل عرض مميزات وخصائص برنامج المحاسبة علينا اولا معرفه  ما هي فوائد استخدام الفنادق لبرنامج المحاسبة ؟

• يساعد البرنامج المحاسبي أصحاب الفنادق على اكتشاف المشاكل والتخلص منها أو التقليل من وجودها كما أنه يساعدهم على اكتشاف الكفاءات الممتازة وتكررها أو الاستفادة من تجربتها

• كما ان البرنامج المحاسبي يساعد أصحاب الفنادق من إدارة النفقات والمصروفات والواردات والعمل على تقليل المصروفات مع زيادة الأرباح وذلك عن طريق تحليل هذه البيانات بمنتهى الشفافية على حسب الرؤي المختلفة لأصحاب هذه الفنادق

• يساعد ايضا على توفير المعلومات التي تمكنه من إعداد التقارير وذلك يمكنه من تطوير الرؤية الخاصة بالفندق مما يساعد في تحقيق صافي أرباح والعمل على زيادتها

وبعد معرفة الفوائد التي يمكن ان يقدمها البرنامج المحاسبي علينا ايضا لمعرفة

 مميزات برنامج محاسبة للفنادق  التي يمكن أن يستفيد منها اصحاب الفنادق :

• إعداد التقارير اليومية : حيث يعمل البرنامج على إصدار تقرير يومي بشكل تلقائي يعمل على مساعدة سحب البيانات وارسالها الى النظام الاساسي الذي يعد أهم مكونات النظام المحاسبي كما أنه يساعد في التقليل من أخطاء المدخلات البشرية التي يمكن أن تسبب في خسائر كبيرة ومكلفة عند استخراج التحليل النهائي كما أنه يوفر حوالي نص ساعة في وقتك اليومي
• التقارير التي تستند إلى أذونات : تساعد هذه الميزة في وصول محدود أو التحكم في من يستطيع الوصول إلى الوصول لمعلومات في غاية السريه تحتاج إلى الحماية والقدرة على الوصول للحسابات التي تهتم بالمعاملات اليومية واحتياجاتهم المؤثرة

التصوير الذكي :

والذي يعتمد بالأساس على إصدار فواتير دقيقة للدفع عن طريق التعرف الضوئي على الحروف الخاصة بالفواتير وقراءتها كما أنه يمكن من خلالها ارسال الفاتورة عبر البريد الالكتروني لاخر تم تحديده واختياره

• عرض الأسعار :

• ويمكن من خلالها  معرفه الاسعار وتحديدها سواء كان في الموسم او غير ذلك وامكانيه تحديد نوع الغرفة ومشتملاتها  داخل الفنادق

• إمكانية تحديد حالة الغرفه :

•  مثل تحديد هل هي بها نزيل ام تم اخلائها وتحديد اذا كانت في حاجة لعمل صيانة بها أم لا

• امكانية عمل حساب للنزيل :

• عند دخوله الفندق وحجز الغرفة ويتم تسجيل كل بياناته الخاصة وتسجيل المبالغ المدفوعة والخدمات التي تقدم له

• امكانية ادارة حجوزات الغرف وتنظيمها :

•  فيمكن من خلال البرنامج المحاسبي للفنادق متابعة كافة الحجوزات على الغرف وعمل حصر كامل لجميع الغرف المحجوزة والفارغة

• البحث عن النزلاء وضيوف الفنادق :

•   والتي تساعد في إعداد ملفات خاصة بكل عميل يمكن عرضها بشكل احترافي ام النزلاء بها الفواتير المطلوبة وتاريخ الحجوزات والخدمات التي تقدم لكل نزيل بشكل منفرد

• إدارة المدفوعات وتتبعها :

•  وذلك لضمان تفادي الوقوع في الأخطاء عن طريق تنظيم المبالغ المدفوعة والمستحقة وتنظيم معاملات النزلاء المختلفة

• إدارة الموارد البشرية :

•  والتي يتم من خلالها تنظيم رواتب الموظفين والحوافز وضبط ساعات العمل الخاصة بكل موظف داخل الفندق 

ومن أهم الخصائص التي يقدمها البرنامج المحاسبي للفنادق :

• تنظيم المخزون للفنادق :

• والتي بدورها تعمل على تنظيم التكاليف وتحديد الاحتياجات المستقبلية وعمل حصر المعدات وإعداد التقارير الخاصة بالمخزون

• تسجيل المصروفات والإيرادات الخاصة بالفندق  واعداد التقارير المالية والمحاسبية وإعداد تقارير الخاصة بالضرائب

• الأمن والحماية :

• والتي من خلالها تعمل على حفظ سرية البيانات وعمل نسخ احتياطية لها

• برنامج متكامل : فمن أهم مميزات البرنامج التكامل مع كل انظمة النظام داخل الفنادق والتي تشكل إدارة الحجوزات ونقاط البيع فيتم تبادل البيانات بشكل منظم يمنع التداخل والازدواجية

• سهل الاستخدام :

• لذلك يمكن تدريب موظفي الفنادق  والمستخدمين على استخدام البرنامج والعمل عليه بكفاءة عالية كما انه يعطي دعم فني مستمر للمستخدمين

• إنشاء التقارير المختلفة :

• حيث يتضمن البرنامج أدوات لإعداد التقارير قوية  والتي تساعد أصحاب الفنادق في معرفة الواردات والارباح الشهرية أو السنوية فيمكن التعديل علي هذه التقارير بحسب الحاجة إليها ويوجد ايضا قوالب جاهزة للتقارير الشائعة في صناعة الفنادق مثل تقارير التدفقات المالية والموازنة كما يمكن ايضا تحديد المؤشرات المراد متابعتها ومراقبتها مثل نسب الربح وتكاليف التسويق لخدمات الفندق وغيرها

ماهي المهام والمسئوليات الرئيسية للمحاسب داخل الفندق ؟

مما لا داعي للشك فإن وجود محاسب داخل الفندق في غايه الاهميه نظرا لأهمية مايقوم به من وظائف ومن ضمن هذه المهام والمسئوليات :

• مراقبة ميزانية الفندق :

• والعمل على إدارة الميزانية الإجمالية وإجراء التعديلات الضرورية ومراقبة النفقات

• إدارة كشوفات المرتبات:  فهو مسئول عن متابعة صرف الرواتب بحسب عمل كل موظف وتطبيق الجزاءات والمكافآت والتأمينات الاجتماعية والاقتطاعات المالية  على حسب طبيعة عملهم

• التقارير المالية :

• يهتم أصحاب الفنادق بالاطلاع على التقارير المالية  والتي يحتاج المحاسب الي تحليلها بشكل دقيق  كما أنهم يهتمون بالشؤون المالية العامة لمعرفة حجم المعاملات التي تتم داخله حيث يقوم المحاسب بتقديم التقارير والتوصيات من أجل الوصول للأهداف الماليه المطلوبه

·        إدارة النفقات والنقدية وتتبعها :

والتي توضح حجم النفقات من أرصدة الفندق فإنها مهمة بالنسبة للضرائب كما أنها تعطي معلومات مهمة من أجل عمل ميزانيات على المدى المستقبلي وإعداد التقارير الخاصة بالتدفقات النقدية وتسجيل كل من المسحوبات

• التدقيق المالي :

• وذلك لتجنب حدوث اي شئ خارج عن المألوف حيث من مسئوليات المحاسب المراجعة المستمرة كشوفات بطاقات الائتمان والتدقيق في سجلات النقض والعمل على التدقيق الشامل لجميع المدخلات والمخرجات التي تتم بالفندق وذلك وفقا للسياسات والإجراءات المحاسبية

• تحري الدقة و إدارة كافة الوثائق القانونية والضريبية الخاصة بالفندق 

• يقوم بمساعدة إدارة الفندق في تحقيق الأهداف المالية والحسابية

• الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية السجلات المالية

• يقوم بشكل دوري بإعداد القوائم المالية والمحاسبية كما يقوم بتوثيق السجلات المالية  وحركات المبيعات والمشتريات

• تقديم واعداد ميزان المراجعه شهريا

• حفظ سريه وامان البيانات المحاسبية والمالية

• عمل تحليل كامل عن وضع الشركة المالي وذلك عن طريق جمع البيانات الخاصة بحجم الخسائر و الأرباح  والمصروفات الخاصة بالفندق

• الامتثال المحاسبي :

• وهو متابعة المحاسب للمعايير المحاسبية الدولية والمحلية ومتابعة التغيرات القانونية ويقوم بتطبيقها في النظام المحاسبي الخاص بالفندق 

·        التقارير الضريبية :

ومن مهامه أيضا إعداد التقارير الخاصة بالضرائب وتسليمها في موعدها المقرر وفقا للتشريعات المعمول بها

 ماهي مهارات المحاسب داخل الفندق :

لابد أن يتمتع محاسبين الفنادق بالمهارات اللازمة التي تمكنهم من إدارة الوضع المالي ومعالجته وقت اللزوم فطبيعة الأوضاع المالية هي التي تتحكم في استمرارية الفندق ام لا لذلك لابد ان يكون لديهم المهارات المحاسبية والتي منها : 

• المهارات المحاسبية :

• يجب أن يتمتع المحاسبين بالمهارات المحاسبية و الدرايه الكامله بالميزانيات والشئون المالية ومعرفة المؤثرات التي والعادات التي تؤثر على الوضع المالي بشكل عام

• الامانه والاخلاص :

• وبحسب طبيعة عمل المحاسبين فإنهم يتعاملون مع المال فلابد أن يكون لديهم الامانه بعد استغلال هذا الوضع والإبلاغ عن أي وضع خاطئ من مراقبة الموظفين والإبلاغ عن المخالفين
• القدرة على اداره الحساب الدائنة والمدينة : حيث يقوم المحاسب بمتابعة الحسابات المدينة والدائنة وإدارة عمليات الفوترة ومتابعة الحركة النقدية والقدرة على التعامل مع الفواتير

• القدرة على مراقبة المخزون ومراقبة التكاليف المرتبطة بالمواد المستهلكة والمشتريات

• مساعده الاداره الماليه بالفندق لاتخاذ القرارات وذلك عن طريق القدرة على التخطيط المالي وإعداد التقارير التحليلية

• القدرة على التعامل مع البرامج المحاسبية EPR  وان يكون علي درايه كامله باستخدام البرمجيات المحاسبية

• القدرة على التواصل الجيد مع العملاء والإدارة وزملاء العمل وشرح المفاهيم المالية وتبسيطها والقدرة على الإجابة على الاستفسارات الخاصه بالوضع المالي والمحاسبي داخل الفندق
• القدرة على اكتشاف الأخطاء وتصحيحها
• القدرة على فهم و الدرايه الكامله  بأنظمة برنامج نقاط البيع
• المهارة في اكتشاف الاخطاء وتحليل التفاصيل وتصحيح الأخطاء قبل ان يتفاقم الوضع
• الخبره الكافيه والمهارة في مجال الضيافة
• يمكنكم متابعة  برامجنا من هنا لمعرفة الباقات والاسعار لاختيار المناسب منها او يمكنكم التواصل معنا من خلال الواتس اب