يعد نظام الجرد من العوامل الرئيسية في نجاح إدارة المخزون لأية مؤسسة تجارية، حيث إنه يتيح التحكم في كميات المنتجات والمواد الخام المتاحة، مما يساعد في تحسين الأداء المالي وتقليل الفاقد، وتنقسم أنظمة الجرد إلى نوعين رئيسيين: الجرد الدوري والمستمر، ولكل منهما استخداماته وخصائصه، وفي هذا المقال سنوضح أهمية الجرد للأعمال التجارية، والفريق بينهما، وكيف يساعد برنامج بلاجن سوفت الشركات في إدارة الجرد بكفاءة عالية.
ما هو الجرد؟
هو عملية تقييم دقيقة للمخزون المتاح في مؤسسة أو شركة، ويتضمن عد المخزونات وتسجيل الكميات والنوعيات الموجودة وذلك من أجل التأكد من دقة السجلات المحاسبية المتعلقة بالمخزون، كما يتم إجراؤه بشكل دوري أو مستمر، حيث إنه يعتبر جزءًا أساسيًا من إدارة المخزون ويهدف إلى تحديد الفروقات بين الكميات المسجلة في السجلات المالية المخزون الفعلي المتواجد.
اعتمد الآن على أفضل برنامج محاسبة داخل المملكة العربية السعودية، برنامج بلاجن سوفت!
أهمية الجرد الدوري والمستمر للأعمال التجارية
يتميز بأنه ذو أهمية قصوي للشركات والأعمال التجارية، ويمكن أن تتمثل هذه الأهمية، فيما يلي:
- ضمان الدقة الناتجة عن البيانات بصورة أساسية في حالة استخدام الجرد الدوري والمستمر، ومع معرفة الفروقات بينهم يمكن أن تعمل على تقليل العديد من الأخطاء الحسابية والقانونية.
- يوفر لك إمكانية متابعة المخزون بشكل يومي ومعرفة المواد التي تحتاج إلى الزيادة بفضل الجرد المستمر، مما يساعدك بشكل كبير في تجنب الكثير من المشاكل وعمليات التأخير في الإنتاج.
- تقليل الخسائر المالية من خلال قرارات مدروسة وبيانات دقيقة، مما يساعدك في تحقيق أرباح كبيرة.
- يوفر الكثير من الوقت المبذول في معرفة البيانات، حيث يمكنك معرفتها بصورة تلقائية بعد عمليات البيع والشراء.
- يسهم أيضًا في رفع كفاءة العمليات التشغيلية، ويضمن توافر المواد اللازمة للإنتاج، مما يسهم في استمرار العمل دون انقطاع.
ما الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وكيف تختار الأفضل لعملك؟
ما هو الجرد الدوري؟
يشير إلى نظام إدارة المخزون، بحيث يُجري الجرد الفعلي للمخزون ضمن فترات زمنية محددة، ووفقًا لجدول زمني منتظم أسبوعي، شهري، أو سنوي، وفي هذا النظام، لا يتم إجراء مراقبة أو تحديث سجلات المخزون بإستمرار وفي الوقت الفعلي، مما يعني أن المعلومات ليست محدثة باستمرار.
1. مزاياه
- يتميز بأنه واضح نسبيًا وسهل التنفيذ، مما يجعله مناسبًا للشركات الصغيرة، أو الشركات التي لا تمتلك موارد وتكنولوجيا مناسبة.
- يتطلب تنفيذ جرد دوري عادة استثمارات أولية من حيث التكنولوجيا والبرمجيات مقارنة بالجرد المستمر.
- مع الجرد الدوري، لا توجد حاجة مستمرة لإدارة البيانات في الوقت الفعلي، والتي يمكن أن تبسط عملية إصدار التقارير وتقلل مخاطر حدوث تلف في البيانات أو أعطال النظام.
2. قيوده
- المخزون الافتتاحي: في بداية الفترة المحاسبية، يجري تسجيل رصيد المخزون من الفترة السابقة كمخزون افتتاحي، ويمثل نقطة البداية لتتبع التغيرات في مستويات المخزون.
- المشتريات: عندما يجري شراء المنتجات أو المواد أو استلامها خلال الفترة المحاسبية، يتم تسجيل التكلفة كزيادة في حساب المشتريات، ويعكس هذا القيمة الإجمالية لمشتريات المخزون التي أجريت خلال الفترة.
- تكلفة البضائع المبيعة: من أجل حساب تكلفة البضائع المبيعة، يتطلب الجرد الدوري إجراء عملية جرد فعلي للمخزون، في نهاية الفترة المحاسبية، ويمثل الفريق بين المخزون الافتتاحي والمشتريات، والمخزون الختامي.
يوفر لك بلاجن سوفت أفضل برنامج محاسبة ونقاط بيع يحقق لك أهدافك!
ما هو الجرد المستمر؟
هو النظام الذي يشير إلى الجرد المستمر إلى نظام إدارة المخزون الذي يُبقي سجلات الجرد مُحدثة في الوقت الفعلي من خلال استثمار التقنيات التكنولوجية في تعقب أرصدة المخزون بصورة مستمرة، مما يتيح للشركات الحصول على معلومات مُحدثة عن توافر المخزون في أي وقت، كما يتم إجراء مراقبة كميات المخزون وتحديثها باستمرار من خلال استخدام تقنية مسح الباركود أو طرق التتبع الآلي الأخرى.
1. مزاياه
- يوفر الجرد المستمر معلومات محدثة ودقيقة عن مستويات المخزون، مما يُمكّن المحاسبين ورواد الأعمال من اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بعملية الشراء وتنفيذ الطلبات.
- يعمل على أتمتة تتبع مستويات المخزون وتعديلها، مما يحسن الكفاءة التشغيلية من خلال تقليل عملية إدخال البيانات يدويا، وتسوية بيانات المخزون.
- تتيح بيانات المخزون المحدثة في الوقت الفعلي إجراء عملية حساب دقيق وفي الوقت المناسب لتكلفة البضائع المبيعة، مما يؤدي إلى إعداد تقارير وتحليلات مالية تكون أكثر دقة.
- بإٍستخدام البيانات في الوقت الفعلي، يمكن للشركات تحسين مستويات المخزون ومنع احتمالية نفاذ المخزون وتعزيز الكفاءة الكلية لإدارة المخزون.
2. قيوده
- المخزون الافتتاحي: يمثل المخزون الافتتاحي للمخزون في بداية الفترة المحاسبية.
- المبيعات: عند بيع عناصر المخزون، يتم تسجيل تكلفة البضائع المبيعة والانخفاض الناتج عن كمية المخزون في الوقت الفعلي.
- التعديلات: قد تتطلب أنظمة الجرد المستمر إجراء تعديلات لمراعاة عوامل مثل تلف البضائع، أو تقادم السلع، ويتم إجراء هذه التعديلات لضمان الدقة في سجلات المخزون.
- المشتريات و الإيصالات: يجري تسجيل مشتريات المخزون وأي مخزون إضافي.
متى تختار الجرد الدوري أو المستمر؟
اختر الجرد الدوري إذا كنت:
- تمتلك مشروعًا صغيرًا لا يحتاج إلى تحديث مستمر للمخزون.
- تريد تقليل التكاليف التشغيلية المتعلقة بأنظمة إدارة المخزون.
- تدير متجرًا أو مستودعًا به عدد محدود من المنتجات.
اختر الجرد المستمر إذا كنت:
- تدير شركة كبيرة ذات عمليات بيع وشراء متكررة.
- تحتاج إلى تحديث فوري للمخزون لمتابعة المبيعات والمشتريات.
- ترغب في تقليل الأخطاء وضمان تسجيل دقيق لجميع حركات المخزون.
تعرف أيضًا على أهم مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية (فاتورة) في المملكة ، مع بلاجن!
كيف يساعد برنامج بلاجن سوفت في إدارة الجرد الدوري والمستمر بكفاءة؟
يُعد برنامج بلاجن سوفت واحدًا من أفضل برامج المحاسبة وإدارة المخزون التي تتيح للشركات التحكم في عمليات الجرد بسهولة، سواء باستخدام نظام الجرد الدوري أو المستمر، من خلال:
- إدارة المخزون في الوقت الفعلي: تحديث فوري لكميات المنتجات عند البيع أو الاستلام.
- تقارير شاملة ودقيقة: تحليل مفصل لحركات المخزون وتوقعات الطلبات المستقبلية.
- تكامل مع أنظمة المحاسبة: ربط المخزون بالحسابات المالية لضمان دقة البيانات.
- إمكانية تتبع المنتجات: معرفة مواقع المنتجات داخل المخازن وتحليل سرعة دوران المخزون.
- تنبيهات وإشعارات ذكية: إشعارات فورية عند انخفاض المخزون أو وجود أخطاء في الحسابات.
- سهولة الاستخدام: واجهة مستخدم بسيطة تسهل إدارة الجرد للمبتدئين والخبراء.
يعد اختيار نظام الجرد المناسب من بين الجرد الدوري والمستمر من القرارات المهمة لأية شركة تسعى إلى تحسين كفاءة عملياتها المخزنية وتقليل التكاليف التشغيلية، ومع برنامج بلاجن سوفت، يمكنك تحقيق أفضل النتائج بغض النظر عن النظام الذي تختاره، بفضل الأدوات الذكية والتقارير الدقيقة التي يقدمها لإدارة المخزون والمحاسبة بكل سهولة.
ابدأ اليوم مع بلاجن سوفت، وحقق أقصى استفادة من إدارة مخزونك بفعالية ودقة!
