إذا كنت صاحب نشاط تجاري في السعودية، فإن التسجيل في الفاتورة الإلكترونية أصبح إلزاميًا، ومن أفضل الحلول التقنية التي تساعدك على الالتزام بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك هو برنامج بلاجن سوفت، وفي هذا المقال، نستعرض طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية خطوة بخطوة، ومميزات البرنامج، ولماذا يُعد من أفضل الخيارات في السوق.
احصل الآن على أفضل برنامج حسابات للشركات متميز وجودة استثنائية مع بلاجن سوفت!
لماذا تحتاج إلى التسجيل في الفاتورة الإلكترونية؟
تتميز الفاتورة الإلكترونية بتوفير العديد من المميزات التي تجعلك تحتاج إلى التسجيل فيها، ومن ضمنها:
- تتميز الفوترة الإلكترونية بأنها تقلل من فرص التلاعب أو إصدار فواتير وهمية، كما أنها تزيد من الشفافية بين المستهلك والمتجر الإلكتروني.
- تساعدك أيضًا في تقليل الوقت والجهد المبذول في المعاملات اليدوية، وتسريع عمليات المراجعة، والتقارير الضريبية.
- تسهم في التوسع في البيع، حيث إن سهولة إصدار الفواتير تساعد على الإسراع من حركة العملية البيعية بما يخدم مصلحة التجار.
- تقليل مصاريف العمل من حيث التكلفة لإصدار الفاتورة نفسها، أو من حيث عدم الحاجة إلي عدد كبير من المحاسبين المطلوبين للتعامل مع الأنظمة المحاسبية الورقية التقليدية.
- كل الفواتير محفوظة إلكترونيًا بصيغ موحدة، مما يسهل الرجوع إليها من قبل الهيئة أو مكاتب المحاسبة في أي وقت.
- تتميز أيضًا بأنها جاهزة للتكامل مع أنظمة المحاسبة، مثل: نقاط البيع، والمتاجر الإلكترونية، مما يسهم في تحسين إدارة العمليات المالية.
المتطلبات اللازمة لإنشاء فاتورة الإلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لإصدار فواتير إلكترونية تتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يجب الالتزام بعدد من الشروط التقنية والتنظيمية التي حددتها الهيئة في دليلها المبسط، وأبرزها ما يلي:
- إصدار الفواتير يجب أن يتم عبر وسائل إلكترونية معتمدة، ولا يُسمح باستخدام الطرق اليدوية.
- لا يوجد تنسيق إلزامي موحد للفاتورة، ويمكن تصميمها بما يتناسب مع طبيعة نشاطك التجاري.
- يجب تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR Code) وفقًا للمعايير المحددة في نظام الفوترة الإلكترونية.
- أرشفة الفواتير يجب أن تتم بما يتماشى مع أحكام ضريبة القيمة المضافة في المملكة.
- الفاتورة يجب أن تحتوي على جميع الحقول المطلوبة في المرحلة الأولى من تطبيق النظام.
- في المرحلة الثانية، يجب أن يكون النظام الإلكتروني للفوترة قادرًا على الاتصال بالإنترنت لنقل البيانات بشكل مباشر.
- يجب استخدام نظام أو برنامج فوترة متوافق رسميًا مع متطلبات الهيئة، ويمكن الرجوع إلى قائمة البرامج المعتمدة لذلك.
- التأكد من تضمين الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الثانية داخل الفاتورة.
- يُمنع حذف الفاتورة بعد إصدارها، مع الحفاظ على السجلات كاملة.
- لا يُسمح بإصدار فواتير من خلال أنظمة غير مهيأة أو غير مرتبطة بشكل رسمي مع الهيئة.
طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية عبر بلاجن سوفت
إليك خطوات التسجيل في الفاتورة الإلكترونية السعودية بشكل منظم، لكي تبدأ في استخدام النظام بسلاسة ووفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك:
1. إنشاء حساب في برنامج بلاجن سوفت
يجب أن تقوم أولًا بزيارة الموقع الرسمي لبلاجن سوفت، واضغط على خيار “التسجيل” أو فتح حساب جديد، ثم قم بإدخال بيانات المنشأة (الاسم، الرقم الضريبي، البريد الإلكتروني، رقم الجوال، وغيرها).
2. تهيئة النظام للفوترة الإلكترونية
بعد تسجيل الدخول، ادخُل إلى إعدادات الفاتورة الإلكترونية، وأدخِل بيانات السجل التجاري والرقم الضريبي، ثم اختر نوع الفواتير المناسبة لك سواء كانت فواتير ضريبية أو فواتير مبسطة.
ثم قم بتحديد نموذج الفاتورة المعتمد لديك، وأضف التفاصيل المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية، مثل: معلومات المشتري والبائع، وتاريخ وتوقيت المعاملة، وشروط الدفع، وأية ملاحظات أخرى يجب تضمينها في الفاتورة.
3. ربط النظام مع هيئة الزكاة
بعد تسجيل الدخول في البرنامج، انتقل إلى قسم “الربط مع هيئة الزكاة”، وأدخل بيانات الاعتماد المطلوبة، ثم يتولى برنامج بلاجن سوفت التواصل التقني مع الهيئة لضمان الربط التلقائي وفق متطلبات المرحلة الثانية.
4. إصدار أول فاتورة إلكترونية
انتقل بعد ذلك إلى قسم الفواتير لإصدار فاتورة جديدة، أدخل بيانات العميل، وتفاصيل الخدمة، وتأكد من توليد رمز QR أو التوقيع الرقمي (حسب نوع الفاتورة).
كما يجب التحقق من صحة المعلومات للتأكد من عدم وجود أخطاء، وإرسالها للعميل من خلال برنامج بلاجن أو تحميلها بتنسيق pdf.
5. تتبع المدفوعات
يُمكن من خلال تطبيق الفوترة الإلكترونية الخاص بك، تتبع المدفوعات من خلال استخدام لوحة التحكم، وأيضًا إرسال إشعارات بالدفعات المتأخرة للفواتير المُستحقة، كما يمكن استعراض التقارير الشهرية أو الضريبية بسهولة، وإصدارها عند الحاجة.
6. الاحتفاظ بسجلات الفواتير
يمكنك الاحتفاظ بنسخ من الفواتير والإيصالات الإلكترونية لاستخدامها في التدقيق المحاسبي أو لأغراض ضريبية، كما يُمكن الاستفادة من نسخ البيانات الاحتياطي من خلال التخزين السحابي في برنامج بلاجن سوفت.
مما يساعدك على استرداد الفواتير بسهولة وفي أسرع وقت عند فقدها نتيجة لأي أعطال أو مشاكل تقنية.
استفد الآن من أفضل برنامج نقاط البيع لتحقيق الأهداف بكفاءة عالية، مع بلاجن!
أهم التحديات الشائعة أثناء التسجيل في الفاتورة الإلكترونية
عند دخولك عالم الفوترة الإلكترونية، قد تواجه عدة صعوبات تعطل سير عملك، لكن مع بلاجن سوفت نضمن لك حلول ذكية وسريعة لكل تحدٍ:
- الكثير من المنشآت تواجه صعوبة في فهم خطوات التسجيل والانتقال بين المنصات الرسمية، لذا نقدم لك دعمًا مخصصًا يرافقك خطوة بخطوة حتى يتم التسجيل بنجاح وبلا أي أخطاء.
- قد لا تعرف البرامج أو الأنظمة المحاسبية المناسبة والمتوافقة مع الفاتورة الإلكترونية، لكن مع بلاجن نوفر لك نظامًا محاسبيًا معتمدًا ومرنًا يتوافق مع جميع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- بعض الشركات تواجه بطئًا في تفعيل النظام مما يسبب تعطيل الأعمال، بينما مع برنامج المحاسبة، نضمن لك ربطًا فنيًا سريعًا وسلسًا يتيح لك إصدار الفواتير فورًا دون أي تعطيل.
- تواجه المنشآت صعوبة في متابعة التحديثات المستمرة لأنظمة الفوترة، وهنا يأتي دور بلاجن حيث نوفر لك تحديثات تلقائية ودعم فني دائم ليبقى نظامك متوافقًا دائمًا.
- القلق من الأخطاء وارد، لكن برامج المحاسبة تمنحك راحة البال عبر أنظمة ذكية تكشف الأخطاء قبل إصدار الفاتورة، وتضمن لك الامتثال الكامل وتفادي أي مخالفات.
يُمكنك الآن الحصول على أحدث برنامج حسابات كافيهات لإدارة مالية متميزة، من بلاجن!
مميزات برنامج بلاجن سوفت في الفوترة الإلكترونية
إليك أبرز مميزات برنامج بلاجن سوفت في الفوترة الإلكترونية التي تجعله خيارًا عمليًا وفعالًا لأصحاب الشركات والمنشآت التجارية:
- يتميز برنامج بلاجن سوفت بأنه متوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويلتزم بجميع مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية (فاتورة) في المملكة، مثل: مرحلة الإصدار، مرحلة الربط والتكامل.
- يتميز أيضًا بأنه ذو واجهة بسيطة وسلسة تناسب المستخدمين من جميع المستويات، حتى بدون خبرة محاسبية، فيمكنك إصدار الفواتير بضغطة زر واحدة.
- يتيح لك البرنامج رفع الفواتير تلقائيًا إلى نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بهيئة الزكاة دون الحاجة لتدخل يدوي، مما يقلل من الأخطاء ويزيد الكفاءة.
- يوفر البرنامج لوحة تحكم متكاملة تتيح لك متابعة الفواتير، عمليات البيع، العملاء، الضرائب، وتقديم تقارير مالية دقيقة.
- يتم تحديث النظام باستمرار ليتماشى مع أي تحديثات من هيئة الزكاة أو متطلبات الفوترة الإلكترونية الجديدة.
- يوفر لك فريق دعم فني يقدم المساعدة في التهيئة، الربط، حل المشكلات، والتدريب على استخدام النظام بشكل فعّال.
أبرز الأسئلة الشائعة حول طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية
هل التسجيل في الفاتورة الإلكترونية إلزامي لجميع الشركات؟
نعم، التسجيل إلزامي للمنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة حسب قرارات الهيئة، ويُطبق على مراحل وفق حجم الإيرادات ونشاط المنشأة.
كم يستغرق وقت التسجيل في الفاتورة الإلكترونية؟
عادة لا يستغرق التسجيل سوى بضع دقائق عند توفر جميع البيانات والمستندات، بينما قد يحتاج ربط النظام المحاسبي بالمنصة لبعض الوقت حسب مزود الخدمة.
هل يمكن للمنشآت الصغيرة التسجيل بسهولة؟
نعم، حتى المنشآت الصغيرة يمكنها التسجيل بسهولة عبر منصات الفوترة المعتمدة، مع توفير باقات مناسبة لحجم النشاط.
ماذا يحدث بعد التسجيل؟
بعد التسجيل، يتم تفعيل حسابك وربط نظامك المحاسبي بالمنصة، لتتمكن من إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل فوري ومتوافق مع المتطلبات القانونية.
ابدأ الآن وسجل في الفاتورة الإلكترونية مع برنامج بلاجن سوفت الذي يعد أفضل برنامج محاسبة، لكي يكون خيارك الأمثل لتسهيل هذه المهمة ومساعدتك في تسهيل طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية، سجّل الآن وابدأ إصدار فواتيرك الرقمية بسهولة واحترافية.
