هل تساءلت يومًا كيف يمكنك توقيع الفواتير إلكترونيًا بطريقة آمنة وموثوقة؟
التوقيع الإلكتروني هو خطوة أساسية لإصدار الفواتير الإلكترونية وضمان الامتثال الضريبي بشكل سريع وسهل.
وبلاجن سوفت يقدم لك الحلول الأمثل لـ كيفية استخراج التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية بكل احترافية، مع ضمان سهولة الاستخدام، تابع معنا هذا المقال للمزيد من التفاصيل.
اعتمد الآن على أفضل برنامج حسابات للشركات يوفر لك نتائج عالية، مع بلاجن سوفت!
لماذا يُعد التوقيع الإلكتروني خطوة أساسية؟
التوقيع الإلكتروني أصبح عنصرًا محوريًا في إصدار الفواتير الإلكترونية وحماية بيانات شركتك، إليك أهم الأسباب التي تجعل هذه الخطوة ضرورية:
- التوقيع الإلكتروني يضمن التزامك بالقوانين واللوائح الحكومية للفواتير الإلكترونية، ما يحمي شركتك من الغرامات والعقوبات المحتملة.
- باستخدام الشهادات الرقمية المشفرة، يتم تأمين كل فاتورة من أي تعديل أو تزوير، مما يحفظ حقوق شركتك وعملائك على حد سواء.
- يقلل الوقت المستغرق لإصدار الفواتير ومتابعة المعاملات، مما يرفع كفاءة فريقك ويزيد الإنتاجية.
- يمكن توقيع الفواتير إلكترونيًا من أي مكان وفي أي وقت، سواء من المكتب أو أثناء التنقل، دون الحاجة لطباعة المستندات أو مراجعتها يدويًا.
- إظهار فواتير إلكترونيًا يعطي انطباعًا احترافيًا ويعكس مدى اهتمام شركتك بالمعايير الحديثة والموثوقية.
- مع تقليل الحاجة للطباعة والتخزين اليدوي، يساعد التوقيع الإلكتروني على خفض المصاريف المتعلقة بإدارة الفواتير التقليدية.
احصل أيضا على أفضل برامج محاسبة للمدارس الخاصة لإدارة الأمور المالية بكفاءة، مع بلاجن!
استكشف أنواع التوقيع الإلكتروني واختيار الأنسب لمعاملاتك
يوجد أنواع التوقيع الإلكتروني تُصنف حسب مستوى الأمان والقوة القانونية لكل نوع، وتختلف في درجة التحقق من هوية المستخدم وحماية البيانات، إليك أهم الأنواع:
1. التوقيع الإلكتروني البسيط
شمل النقر على زر موافقة، إدخال كلمة مرور، أو توقيع صورة ممسوحة ضوئيًا، ومناسب للمعاملات البسيطة وغير الرسمية، كما يوفر مستوى أساسي من الأمان ولكنه أقل قوة قانونية مقارنة بالأنواع الأخرى.
2. التوقيع الإلكتروني المتقدم
مرتبط بشكل فريد بالشخص الذي يوقع، ويتيح التحقق من هويته، ويضمن سلامة البيانات ويكتشف أي تعديل على المستند بعد التوقيع، كما يُستخدم في المعاملات التي تتطلب مستوى أمان متوسط إلى عالي.
3. التوقيع الإلكتروني المؤهل
أعلى مستوى من التوقيع الإلكتروني قانونيًا وأمنيًا، ويعتمد على شهادة رقمية صادرة عن جهة موثوقة ومعتمدة، ومثالي للفواتير الإلكترونية، العقود الرسمية، والمعاملات الرسمية التي تتطلب إثبات هوية موثوق.
ما الأوراق المطلوبة للتوقيع الإلكتروني ؟
لإصدار أو استخراج التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية ، عادةً ما تحتاج إلى مجموعة من الأوراق والمستندات الرسمية للتحقق من هوية المستخدم أو الشركة، وتشمل:
- صورة من الهوية الوطنية أو الإقامة: للأفراد: بطاقة الهوية الوطنية أو الإقامة السارية، وللشركات: بطاقة المنشأة أو السجل التجاري وشهادة العضوية في الغرفة التجارية.
- نسخة من السجل التجاري للشركات والمؤسسات، يثبت وجود الشركة ونشاطها التجاري.
- تفويض رسمي: إذا كان التوقيع سيتم من قبل موظف وليس المالك، يجب تقديم تفويض موقع من المالك أو المدير العام للشركة.
- نموذج طلب التوقيع الإلكتروني: عادةً يتم الحصول عليه من الجهة المصدرة للتوقيع الإلكتروني، ويشمل بيانات الشركة أو الفرد وتفاصيل المستخدم.
- بريد إلكتروني وتفاصيل الاتصال: لإرسال التوقيع الرقمي وربطه بمنظومة الفواتير الإلكترونية.
- أية مستندات إضافية: قد تطلب بعض الجهات وثائق داعمة مثل رخصة مزاولة النشاط أو مستندات تعريفية إضافية حسب طبيعة النشاط.
كيفية استخراج التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية باحترافية
استخراج التوقيع الإلكتروني خطوة محورية لضمان إصدار فواتير إلكترونية آمنة وموثوقة، ومع برنامج بلاجن ” أفضل برنامج محاسبة “، يمكنك القيام بهذه العملية بسهولة وبخطوات ميسرة تعزز احترافية أعمالك:
1. تسجيل الدخول إلى منظومة بلاجن
الخطوة الأولى هي الوصول إلى برنامج بلاجن باستخدام حسابك الموثوق، والتسجيل الآمن يضمن حماية بيانات شركتك ومنع أي وصول غير مصرح به.
عند الدخول، تحصل على واجهة سهلة الاستخدام تعرض كل خيارات الفواتير والتوقيع الإلكتروني، مما يجعل العملية سلسة وسريعة من البداية.
2. اختيار قسم التوقيع الإلكتروني
بلاجن يوفر قسمًا مخصصًا لإدارة التوقيعات الإلكترونية، وهنا يمكنك التحكم في جميع إعدادات التوقيع، بدءًا من إنشاء التوقيع وحتى ربطه بالفواتير.
كما أن التنظيم الواضح للقسم يجعل من السهل متابعة كل خطوة دون الحاجة للتنقل بين قوائم معقدة.
3. إدخال بيانات شركتك
يجب إدخال معلومات شركتك الرسمية بدقة، مثل: الاسم التجاري، الرقم الضريبي، السجل التجاري، والعنوان، وهذه البيانات تضمن مطابقة التوقيع الإلكتروني مع السجلات الحكومية.
مما يعزز مصداقية الفواتير أمام العملاء والجهات الرسمية، والخطأ في هذه المرحلة قد يؤدي إلى رفض الفواتير إلكترونيًا، لذلك الدقة مهمة جدًا.
4. تحميل المستندات الرسمية المطلوبة
قد يطلب منك النظام رفع مستندات مثل: شهادة التسجيل الضريبي أو بطاقة السجل التجاري، وهذا الإجراء يضمن التحقق من هوية الشركة وحماية التوقيع من أي استخدام غير قانوني.
بلاجن يجعل عملية رفع المستندات سهلة، مع تعليمات واضحة لكل نوع مستند لضمان القبول السريع.
5. توليد التوقيع الإلكتروني
بعد التحقق من البيانات والمستندات، يقوم النظام بإنشاء توقيع إلكتروني مشفر وآمن لشركتك، وهذا التوقيع فريد ويضمن أصالة الفواتير، مع حماية قوية ضد أي تعديل أو تزوير.
كما يتم تطبيق أعلى معايير التشفير والأمان، ما يمنحك ثقة كاملة في كل فاتورة صادرة.
6. تفعيل التوقيع وربطه بالفواتير
بمجرد توليد التوقيع، يمكن ربطه مباشرة بجميع الفواتير الصادرة داخل بلاجن، والعملية تتم تلقائيًا، دون الحاجة لإعادة إدخال بيانات كل فاتورة.
هذا الربط يضمن أن كل فاتورة تحمل توقيعًا إلكترونيًا قانونيًا، مما يزيد مصداقيتك أمام العملاء والهيئات الرقابية.
7. التحقق النهائي وحفظ النسخ
بعد الربط، يمكنك معاينة التوقيع على الفواتير والتأكد من ظهوره بشكل صحيح، ويمكن أيضًا حفظ نسخة احتياطية للتوقيع الإلكتروني وملفات الفواتير، للحفاظ على الأمان واسترجاعها عند الحاجة.
وهذه الخطوة الأخيرة تضمن أن منظومتك جاهزة دائمًا لإصدار فواتير إلكترونية دقيقة وآمنة، مما يعكس احترافية عملك.
يُمكنك الآن إصدار المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية بكل سهولة، مع بلاجن!
لماذا تختار بلاجن سوفت لتسهيل عملية التوقيع الإلكتروني؟
اختيار بلاجن سوفت يعني تبسيط عملية التوقيع الإلكتروني وجعلها أكثر أمانًا واحترافية، إليك أبرز الأسباب:
- واجهة سهلة الاستخدام، صممت لتجعل عملية استخراج وتفعيل التوقيع الإلكتروني بسيطة وسريعة، حتى لغير المتخصصين.
- أمان عالي المستوى ويعتمد على أحدث بروتوكولات التشفير لضمان حماية بيانات شركتك وفواتيرك من أي تعديل أو اختراق.
- ربط مباشر بالفواتير الإلكترونية، بمجرد توليد التوقيع، يمكن ربطه تلقائيًا بكل الفواتير، لتوفير الوقت وضمان الامتثال الضريبي.
- توافق كامل مع الجهات الرسمية، يضمن قبول الفواتير الإلكترونية دون أي مشاكل، ويعزز مصداقية شركتك أمام العملاء والهيئات الرقابية.
- إدارة مركزية، يمكنك متابعة جميع التوقيعات والتحكم بها من لوحة واحدة، مع إمكانية التعديل والتحديث بسهولة.
- دعم فني متخصص، حيث أن فريق بلاجن سوفت جاهز لمساعدتك في أي استفسار أو مشكلة، لضمان تجربة سلسة وخالية من التعقيدات.
- تقارير ومتابعة دقيقة، يوفر النظام سجلات وتقارير دقيقة لكل عملية توقيع، مما يسهل التتبع والامتثال الداخلي والخارجي.
اجعل عملية إصدار الفواتير الإلكترونية خطوة سلسة وآمنة مع استخراج التوقيع الإلكتروني عبر بلاجن سوفت.
استثمر وقتك ومواردك في تنمية أعمالك، ودعنا نعتني بالامتثال الضريبي والتوقيع الإلكتروني بشكل احترافي، لتبقى دائمًا في الصدارة أمام عملائك!
يُمكنك أيضا الاطلاع على آخر التحديثات من هنا ، لمواكبة كل جديد!
