نعم بالطبع، إصدار فاتورة إلكترونية في المملكة العربية السعودية يتطلب استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولا يمكن الاكتفاء بإصدار فاتورة تقليدية أو استخدام برامج غير متوافقة.
والفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يتم إنشاؤه بصيغة منظمة ويحتوي على جميع العناصر المطلوبة، ويتم حفظه وإرساله إلكترونيًا بطريقة تضمن سلامته وعدم التلاعب به.
تبدأ عملية إصدار الفاتورة الإلكترونية بإدخال بيانات العملية داخل نظام الفوترة، وتشمل هذه البيانات معلومات البائع مثل الاسم ورقم التسجيل الضريبي والعنوان، بالإضافة إلى بيانات العميل إذا كان مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة، كما يتم إدخال تفاصيل المنتجات أو الخدمات، مثل الوصف، والكمية، والسعر، ونسبة الضريبة، وقيمة الضريبة.
بعد إدخال البيانات، يقوم النظام بإنشاء الفاتورة بصيغة إلكترونية معتمدة، وغالبًا ما تكون بصيغة XML أو صيغة إلكترونية منظمة أخرى، بالإضافة إلى نسخة مرئية يمكن مشاركتها مع العميل، كما يقوم النظام بإضافة عناصر إلزامية مثل الرقم التسلسلي الفريد، وتاريخ الإصدار، والرمز الخاص بالاستجابة السريعة إذا كان مطلوبًا.
في المرحلة الثانية، والتي تسمى مرحلة الربط والتكامل، يتم إرسال الفاتورة إلى الهيئة إلكترونيًا للتحقق منها، بعض أنواع الفواتير يتم إرسالها للموافقة قبل مشاركتها مع العميل، بينما يتم إرسال أنواع أخرى بعد إصدارها مباشرة، والهدف من هذه العملية هو ضمان أن جميع الفواتير يتم تسجيلها في أنظمة الهيئة بشكل فوري أو شبه فوري.
بعد إصدار الفاتورة واعتمادها، يتم حفظها تلقائيًا داخل النظام، ويمكن للمنشأة الرجوع إليها في أي وقت، كما يمكن إرسال نسخة منها إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة إلكترونية أخرى.
من المهم أن يتم إصدار الفاتورة باستخدام نظام معتمد مثل بلاجن سوفت، وليس من خلال برامج معالجة النصوص أو الفواتير الورقية الممسوحة ضوئيًا، لأن هذه الطرق لا تعتبر متوافقة مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية، كذلك يجب التأكد من أن النظام يوفر جميع الخصائص المطلوبة مثل الترقيم التسلسلي، وسجل التدقيق، والتكامل مع الهيئة.
