هل تواجه حيرة في اكتشاف الفرق بين الفاتورة والفاتورة الأولية؟
كثير من أصحاب الأعمال يخطئون في التمييز بين المستندين في بداية معاملاتهم التجارية، يعلم فريق بلاجن هذا الأمر، لذلك يوضح لك الفرق بينهما لمساعدتك على استخدام كل منهما في الوقت المناسب وبأعلى درجات الاحتراف!
ما هي الفاتورة الأولية (Proforma Invoice)؟
الفاتورة الأولية هي عبارة عن مستند يتم تقديمه من قبل البائع إلى المشتري قبل إكمال صفقة البيع، وتشمل عرضًا مفصلًا للرسوم، الكميات، وطبيعة المنتجات أو الخدمات التي يتم الاتفاق عليها، لكنها لا تُشير إلى مطالبة فعلية بإجراء الدفع، ويتم استخدام هذه الفاتورة كعرض سعر رسمي أو مرجع للتعاقد الأولي بين الأطراف، لكنها غير ملزمة قانونيًا كما هو الحال بالنسبة للفاتورة النهائية.
جرب الآن أفضل برنامج حسابات للشركات من بلاجن سوفت، وارتقِ بإدارتك المالية!
ما هو الغرض من الفاتورة الأولية؟
تعتبر الفاتورة الأولية بمثابة وثيقة تمهيدية يتم إصدارها في بداية العملية التجارية، لكنها لا تُعتبر فاتورة حقيقية لطلب الدفع، ويكون الغرض الأساسي منها هو العرض الشامل والتفصيلي لمحتوى الصفقة المراد إجراؤتها قبل تنفيذها فعليًا.
أهمية الفاتورة الأولية في المعاملات التجارية
يُعتمد على الفاتورة الأولية في تيسير إتمام الصفقات مع ضمان الشفافية التامة بين الأطراف، وتتمثل أهميتها فيما يلي:
- تقدير التكلفة والشفافية المالية: يحصل المشتري على تقديرًا دقيقًا لتكاليف الصفقة بشكل يُساعده على التخطيط المالي وتجنب التكاليف غير المتوقعة بفضل الفاتورة الأولية.
- تسهيل الإجراءات الجمركية: تُقدم الفاتورة الأولية معلومات تفصيلية حول البضائع في عمليات التخليص الجمركي، الأمر الذي يُسهل تقييم الرسوم الجمركية والضرائب المستحقة.
- تعزيز الثقة بين الأطراف: عن طريق توفير تفاصيل واضحة ومفصلة عن الصفقة، تُسهل الفاتورة الأولية من بناء الثقة بين البائع والمشتري كما تُقلل من خطر النزاعات.
- تسهيل الحصول على التمويل: يُمكن للمشتري استخدام الفاتورة الأولية في تقديم طلبات التمويل أو فتح خطابات الاعتماد البنكية، حيث تُعد مرجعًا لتقدير قيمة الصفقة.
- تحديد شروط الصفقة بدقة: يكون من السهل توضيح شروط الدفع، مواعيد التسليم، وتفاصيل الشحن من خلال الفاتورة الأولية، الأمر الذي يُساعد على تنظيم الصفقة وتجنب الالتباسات.
ما هو الفرق بين الفاتورة والفاتورة الأولية؟
الفاتورة والفاتورة الأولية هما عبارة عن وثيقتان يتم استخدامهما في المعاملات التجارية، لكن نجد أن لكل منهما دور مختلف في العملية التجارية، يوضح لك فريق بلاجن أبرز الفروقات بينهما فيما يلي:
القيمة القانونية
- الفاتورة: هي عبارة عن وثيقة رسمية يتم استخدامها في المطالبات، الضرائب، والمحاسبة، وتكون ملزمة من الناحية القانونية.
- الفاتورة الأولية: تُستخدم فقط بهدف التوضيح أو التقدير، ولا تكون ملزمة قانونيًا كما هو الحال بالنسبة للفاتورة.
وقت الإصدار
- الفاتورة: يتم إصدارها بعد إتمام العملية التجارية، أي بعد استلام المنتج أو الخدمة المُقدمة.
- الفاتورة الأولية: يتم إعدادها قبل إتمام الصفقة، أي في مرحلة التفاوض أو التخطيط.
المعلومات المقدمة
- الفاتورة: تشمل البيانات النهائية الدقيقة، على سبيل المقال: الضرائب، شروط الدفع، تاريخ الاستحقاق، ورقم الفاتورة.
- الفاتورة الأولية: تحتوي على معلومات غير نهائية أية توقعية، مثل: التكاليف التقديرية أو الكميات المتوقعة.
استفد اليوم من أقوى برنامج محاسبة ونقاط بيع لإدارة مبيعاتك بسهولة واحترافية من خلالنا!
الغرض من الاستخدام
- الفاتورة: هي عبارة عن طلب رسمي للدفع، ويتم توثيق به المعاملات التجارية والإيرادات.
- الفاتورة الأولية: تُقدم عرض مبدئي للمشتري ليتمكن من تقييم تفاصيل الصفقة قبل اتخاذ قراره الأخير.
إمكانية الاستخدام في المحاسبة أو الضرائب
- الفاتورة: يُمكن تسجيلها في نظام المحاسبة وتكون معتمدة ضريبيًا.
- الفاتورة الأولية: لا تُسجل كوثيقة مالية رسمية ولا يتم الاعتراف بها من قبل الضرائب.
إمكانية التحويل إلى فاتورة نهائية
- الفاتورة: لا توجد حاجة إلى تحويلها؛ ذلك لأنها وثيقة نهائية في الأساس.
- الفاتورة الأولية: من الممكن أن تحول إلى فاتورة رسمية بعد اعتماد العميل للتفاصيل وموافقته عليها.
متى يجب استخدام الفاتورة؟
يتم الاعتماد على الفاتورة في حالة إكمال عملية البيع فعليًا، أي عندما يوجد تعاقد وموافقة نهائية بين البائع والعميل على جميع شروط الصفقة، وذلك يشمل الحالات التالية:
- عند توفير المنتج أو تأدية الخدمة.
- التأكيد على الكمية والتكلفة بواسطة المشتري.
- اختيار طريقة الدفع المناسبة سواء كانت تحويل، تقسيط، دفع نقدي، أو غيرها.
- توفير كل بيانات العميل اللازمة لإصدار الفاتورة.
- عند طلب المشتري لتوثيق مالي رسمي.
- إذا كان النشاط خاضعًا للضرائب.
- في حالة المشتريات التجارية أو المؤسسية التي لا يتم اعتماد معاملاتها دون وثيقة رسمية.
اكتشف كل ما تحتاج إلى معرفته من تفاصيل حول الفاتورة الإلكترونية السعودية الآن!
متى يجب استخدام الفاتورة الأولية؟
يُفضل استخدام الفاتورة الأولية في حالة الاتفاقات الأولية وقبل التأكيد على إتمام الطلبات بشكل رسمي، وذلك يشمل الحالات التالية:
- قبل الاتفاق النهائي على الصفقات: أي عندما يرغب المشتري في الاطلاع على كل ما يتعلق بالمواصفات والتكاليف من تفاصيل قبل اتخاذ قراره الشرائي بشكل نهائي.
- في حالة الاستيراد والتصدير: تطلب الجهات الجمركية الفاتورة الأولية من أجل تقييم الشحنة قبل دخولها أو خروجها من البلد.
- عند التفاوض على التكاليف أو الكميات: يُمنح الطرفين فرصة لتعديل الشروط قبل تقديم الطلب رسميًا.
- المشاريع والخدمات المخصصة: تشمل التصميم، الإنتاج الصناعي، التطوير، وغيرها من العمليات التي تعتمد على الطلب المسبق.
- فتح الاعتمادات البنكية: يُعتمد على الفاتورة الأولية كمستند رسمي في البنوك في حالة طلب تمويل أو ضمان من البنك مقابل شحنة.
أصدر فاتورتك أو فاتورتك الأولية في ثوانٍ مع بلاجن سوفت!
من خلال برنامجنا، لن تواجه أية صعوبة في اكتشاف الفرق بين الفاتورة والفاتورة الأولية أو في إصدار أي منهما، احصل اليوم على فاتورة أولية احترافية بضغطة زر لمعاملاتك التجارية أو لتحويلها لاحقًا إلى فاتورة نهائية رسمية بدون عناء!
