حسب تقرير الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك، فإن أكثر من 80% من الشركات السعودية انتقلت إلى الفوترة الإلكترونية بنجاح، مما ساهم في رفع كفاءة العمل، وتقليل التكاليف، وتسريع عملية التحصيل المالي.
في هذا المقال، سنأخذك خطوة بخطوة في رحلة إنشاء فاتورة إلكترونية احترافية، وسنوضح لك كيف يمكن لهذه الخطوة البسيطة أن تغيّر طريقة إدارتك لعملك بالكامل.
لماذا أصبح إنشاء فاتورة إلكترونية ضروري للنجاح المالى لشركتك؟
التحول إلى الفاتورة الإلكترونية لا تقتصر فقط على الالتزام بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة، بل إنها توفر أيضًا مزايا عديدة تُحسن كفاءة العمل وتقلل من المخاطر، وإليك أبرز هذه المزايا:
- تساهم في تسريع عمليات البيع، حيث يمكن إصدار الفاتورة ومشاركتها في العميل خلال دقائق؛ حيث إنها لا تعتمد على الموظفين في إنشائها أو في إدخال البيانات، مما يُسرع دورة البيع.
- تمنع حدوث أي أخطاء بشرية محتملة في عملية الفوترة، مثل: إدخال البيانات المكررة أو البيانات الخاطئة، أو حتى تكرار إدخال الفاتورة نفسها.
- تُساعدك أيضًا على الالتزام بالأنظمة الضريبية، وتفادي الغرامات المرتبطة بعدم الامتثال الضريبي.
- يتم حفظ الفواتير في قاعدة بيانات إلكترونية، مما يعني أنك لن تضيع أي مستند، ويمكنك الوصول لأية فاتورة بسهولة وقت الحاجة.
- التحول إلى الفاتورة الإلكترونية هو خطوة مهمة نحو رقمنة العمليات، مما يُعزز من كفاءة العمل والجاهزية للمستقبل.
أهم التحديات الشائعة التي تواجهك عند إنشاء الفاتورة الإلكترونية
من الممكن أن يواجهك عدة تحديات، عند إنشاء الفاتورة الإلكترونية لنشاطك التجاري، ومن أبرزها:
- قد يواجه المستخدم صعوبة في فهم متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أو شروط إصدار الفاتورة الإلكترونية، مما قد يؤدي إلى أخطاء في التسجيل أو البيانات.
- إدخال معلومات العميل، المنتجات، أو الأسعار بشكل غير صحيح يؤدي إلى عدم قبول الفاتورة أو مشاكل لاحقًا في المحاسبة والمراجعة.
- أحيانًا قد تحدث أعطال في برنامج الفوترة أو بطء في الاتصال بالإنترنت، ما يعيق عملية إصدار الفاتورة في الوقت المناسب.
- بعض الشركات تواجه تحديًا في ضمان توافق الفاتورة الإلكترونية مع اللوائح الحكومية، خاصة عند إضافة ضرائب أو خصومات بطريقة صحيحة.
- صعوبة ربط برنامج إصدار الفواتير مع نظام المحاسبة أو إدارة المخزون قد يسبب ازدواجية البيانات أو صعوبة في التتبع المالي.
- تأخير إنشاء الفواتير أو إصدارها بعد انتهاء الفترة الزمنية المحددة قد يؤدي إلى مشاكل قانونية أو ضريبية.
استفد الآن بالحصول على برنامج حسابات للشركات يحقق كفاءة عالية، مع بلاجن!
أنواع الفاتورة الإلكترونية: اعرف الفرق واختر الأنسب لعملك باحترافية
عند التفكير في إنشاء فاتورة الكترونية من الضروري أولًا أن تميز بين نوعي الفواتير المعتمدين في النظام الإلكتروني، فلكل نوع استخدامه ومتطلباته التي يجب أن تراعي لضمان التوافق مع معايير هيئة الزكاة والضريبة، ومنها:
أولًا: الفاتورة الضريبية القياسية
هذا النوع مخصص للمعاملات بين المنشآت (شركة إلى شركة)، وهو النموذج الأكثر شمولًا وتفصيلًا، فعند إنشاء فاتورة إلكترونية ضريبية، يجب أن تتضمن مجموعة من البيانات التي تضمن الشفافية والدقة، ومنها:
- عنوان الفاتورة (يشير بوضوح إلى أنها ضريبية).
- رمز QR يُسهل الوصول السريع للتفاصيل.
- رقم تسلسلي فريد للفاتورة.
- تاريخ الإصدار.
- اسم وعنوان المتجر أو المنشأة.
- بيانات البائع (الاسم، رقم السجل التجاري، وسائل التواصل).
- بيانات المشتري (الاسم، العنوان).
- المبالغ الخاضعة للضريبة وغير الخاضعة.
- قيمة ضريبة القيمة المضافة بشكل منفصل.
- المجموع الكلي شاملًا أو غير شامل الضريبة.
ثانيًا: الفاتورة الضريبية المبسطة
موجهة للتعاملات بين المنشآت والأفراد (تاجر إلى مستهلك)، وتُعد الخيار الأنسب للأنشطة التجارية اليومية التي تتطلب سرعة في الإنجاز وسهولة في الاستخدام، إنشاء فاتورة إلكترونية مبسطة يتطلب عناصر أساسية فقط، مثل:
- العنوان الذي يوضح أنها “فاتورة مبسطة”.
- رمز QR للمسح السريع.
- رقم تسلسلي مميز.
- تاريخ إصدار الفاتورة.
- اسم وعنوان المتجر.
- بيانات البائع.
- إجمالي المبلغ وقيمة الضريبة المضافة.
ما الذي يجب أن تتضمنه فاتورتك الإلكترونية؟
لضمان قبول الفاتورة الإلكترونية السعودية واعتمادها رسميًا، يجب أن تتضمن مجموعة من البيانات الإلزامية التي توضح تفاصيل العملية التجارية بشكل دقيق، إليك أهمها:
- العلامة التجارية: تعد الفاتورة الإلكترونية بمثابة مستند رسمي للنشاط التجاري، لذلك يجب أن تضمن: العلامة التجارية بكل ما تشمله من ألوان وخطوط ، والحرص على الحفاظ على التنسيق والتكامل؛ لكي يكون قالب الفاتورة متماشيًا مع العلامة التجارية.
- عنوان الفاتورة: يجب توضيح عنوان “فاتورة إلكترونية” بخط واضح لتمييز الفاتورة عن غيرها من مستندات ووثائق مالية.
- رمز الـ (QR): يجب أن تتضمن رمز الاستجابة السريع الذي يشمل علي، (اسم البائع، رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، وقت وتاريخ إرسال الفاتورة، إجمالي ضريبة القيمة المضافة، مجموع الفاتورة).
- معلومات المنشأة التجارية: عند إنشاء فاتورة إلكترونية يجب أن تشمل اسم منشأة البائع أو اسم البائع نفسه، والعنوان، ومعلومات التواصل.
- بيانات السلع والخدمات: حيث إن هذه البيانات وصف واضح للسلع أو الخدمات المتضمنة داخل الفاتورة، بالإضافة إلى سعر الوحدة أو الخدمة المقدمة، وكمية السلع أو الخدمات.
- تاريخ الفاتورة الإلكترونية: هناك نوعان من التواريخ التي يجب أن توضح بشكل إلزامي ضمن معلومات الفاتورة الإلكترونية، وهما تاريخ التوريد وهو تاريخ تقديم السلع أو الخدمات، وتاريخ إصدار الفاتورة.
- بيانات السلع: والتي تشتمل على وصف واضح للسلع أو الخدمات المتضمنة داخل الفاتورة، وكمية السلع أو الخدمات المتوفرة.
- الرقم التسلسلي: رقم الفاتورة التسلسلي الذي يتبع رقم الفاتورة السابقة، ويساعد هذا في تتبع تسلسل الفواتير وتنظيمها وحفظها بشكل سليم.
- معلومات الدفع: يجب أن توضح معلومات الدفع للعملاء في الفواتير الإلكترونية بشكل واضح، مثل: تضمين رابط الدفع عند إرسال الفواتير، أو توضيح تفاصيل الحساب المصرفي إذا كانت وسيلة الدفع من خلال الخدمات المصرفية.
كيفية إعداد وإرسال الفواتير الإلكترونية لعملائك بسهولة؟
عملية إصدار الفاتورة الإلكترونية، يمكن أن تصبح أسهل وأسرع إذا تم تنفيذها بالشكل الصحيح، إليك أهم الخطوات التي يمكن أن تساعدك عند إعدادها وإرسالها للعملاء بكل بساطة:
1. ابدأ باختيار برنامج محاسبة ذكى
يجب اختيار أفضل برنامج محاسبة مناسب لاحتياجاتك والذي يوفر لك مزايا متعددة لإدارة الشؤون المالية، ويعتبر برنامج الفواتير الإلكترونية من بلاجن من أفضل أنظمة المحاسبة الإلكترونية التي تتوافق مع التشريعات الضريبية.
2. إنشاء فاتورة إلكترونية بلمسة احترافية
بضغطة زر، اختر قالب الفاتورة الذي يعكس هوية شركتك، وأدخل التفاصيل المهمة مثل: بيانات البائع والمشتري، تاريخ العملية، والمنتجات أو الخدمات المشمولة، بجانب شروط الدفع والملاحظات الخاصة، كل ذلك يتم عبر واجهة سهلة وسلسة.
3. إرسال الفاتورة للهيئة
عند إنشاء فاتورة الكترونية يجب التحقق من صحة المعلومات للتأكد من عدم وجود أي أخطاء أو إغفال بعض العناصر المهمة، ثم إرسالها إلى منصة الهيئة، والتحقق منها بشكل فوري، قبل تسليمها للعميل.
4. شارك الفاتورة مع العميل بكل سهولة
مجرد الموافقة على الفاتورة من قبل الهيئة، يتم إرسالها للعميل بصيغة إلكترونية، سواء من خلال البريد الإلكتروني، أو من خلال النظام مباشرة.
5. احتفظ بنسخة إلكترونية مؤرشفة
وفقًا للائحة، يجب أن تحتفظ بنسخة إلكترونية من كل فاتورة صادرة، ويُفضل أن يكون الأرشيف منظمًا وقابلًا للاسترجاع في أي وقت وبشكل سريع، حتى يمكنك استرجاع أية فاتورة سابقة.
هل فاتورتك مطابقة؟ إليك أهم الالتزامات لإنشاء فاتورة إلكترونية متوافقة في السعودية
إذا كنت تنوي إصدار فاتورة إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يجب الالتزام بمجموعة من القواعد والضوابط التي حددتها الهيئة، وفيما يلي أهم هذه المتطلبات:
- إصدار الفاتورة إلكترونيًا: لا مكان للفواتير الورقية أو الوسائل التقليدية بعد اليوم، فيجب أن تتم عملية إصدار الفاتورة بالكامل من خلال نظام إلكتروني معتمد، ويفضل أن يكون مرخصًا ومجهزًا للربط المباشر مع الهيئة.
- مرونة في تنسيق الفاتورة: لا توجد صيغة موحدة إلزامية لإنشاء فاتورة إلكترونية، ويمكن تصميمها بما يتناسب مع طبيعة العمل، شرط الالتزام بالمحتوى المطلوب.
- أرشفة إلكترونية للفواتير: ينبغي حفظ الفواتير الإلكترونية وفقًا لأحكام نظام ضريبة القيمة المضافة، وعلى المنشأة ضمان سهولة الوصول إليها عند الطلب.
- اختيار برنامج متوافق مع المتطلبات: يجب الاعتماد على برنامج محاسبي معتمد ومتوافق مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية في مرحلتها الثانية، مثل: برنامج بلاجن سوفت.
- تضمين الحقول الإضافية المطلوبة: يجب في المرحلة الأولى للفاتورة الإلكترونية، أن تحتوي على جميع الحقول الإضافية المطلوبة من الهيئة.
- عدم استخدام أنظمة غير مهيأة: يُمنع إصدار فواتير إلكترونية من خلال أنظمة لم يتم ربطها رسميًا أو تهيئتها للتكامل مع الهيئة.
أنشئ فاتورتك بثقة! كيف يجعل بلاجن سوفت فاتورتك الإلكترونية سهلة واحترافية؟
يعد برنامج بلاجن سوفت أحد الحلول التقنية المتقدمة والمعتمدة من هيئة الزكاة، ويقدم لك كل ما تحتاجه لإصدار الفواتير الإلكترونية بسهولة:
- تكامل مباشر مع هيئة الزكاة: بفضل الربط الذكي عبر الواجهة البرمجية (API)، يقوم برنامج بلاجن سوفت بإرسال الفواتير الإلكترونية إلى الهيئة لحظيًا، ويستقبل الموافقات فورًا دون الحاجة لأي تدخل يدوي. لا تأخير، لا تعقيد.
- أرشفة ذكية واسترجاع لحظي: كل فاتورة تُنشأ تُحفظ تلقائيًا ضمن نظام أرشفة آمن ومنظم، ويمكّنك من الرجوع لأي فاتورة أو إصدار تقارير شاملة لأي فترة بضغطة واحدة، مثالي للتدقيق أو التحليل المالي.
- يوفّر البرنامج مستوى عاليًا من الأمان لحماية بيانات العملاء والفواتير، ويضمن حفظها بشكل آمن وسهل الوصول.
- فريق بلاجن يوفر لك دعم مستمر لضمان عمل النظام بكفاءة، ومساعدتك في الرد على أي استفسار أو تحديثات مطلوبة من الهيئة.
اعتمد الآن على أفضل برنامج نقاط بيع مع بلاجن لتسهيل معاملاتك المالية!
أبرز الأسئلة الشائعة حول إنشاء فاتورة إلكترونية
هل يمكن تعديل الفاتورة بعد إصدارها؟
معظم الأنظمة تسمح بعمل تصحيحات أو إصدار فاتورة بديلة إذا حدثت أخطاء، مع الالتزام بالقوانين والضوابط الرسمية.
ما الفرق بين الفاتورة الورقية والفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية أسرع، أقل عرضة للأخطاء، يمكن تتبعها إلكترونيًا، وتضمن التوافق مع اللوائح الضريبية بشكل أفضل.
هل يمكن ربط الفاتورة الإلكترونية ببرنامج المحاسبة؟
نعم، يمكن دمجها مع أنظمة المحاسبة لإدارة الإيرادات والمصروفات بشكل تلقائي، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء اليدوية.
عند إنشاء فاتورة إلكترونية في السعودية لم يعد الأمر معقدًا، فيمكنك الآن الاعتماد على بلاجن، حتى يمكنك الالتزام باللوائح، وتحسين عملياتك المالية، وتعزيز صورة نشاطك التجاري أمام عملائك، ابدأ اليوم مع بلاجن وكن جزءًا من مستقبل الأعمال الرقمية في المملكة.
