في أية مؤسسة تجارية، يُعد المخزون أحد أهم الأصول وأكثرها تأثيرًا على الأداء المالي، لذلك، فإن ضبط حركته وتوثيق كل ما يدخل أو يخرج منه ليس رفاهية، بل ضرورة لضمان الشفافية والكفاءة، وهنا تأتي أهمية الدورة المستندية للمخزن، التي تُعدّ حلقة الوصل بين العمليات التشغيلية والإجراءات المحاسبية، كما يمكن لبرنامج بلاجن مساعدتك في إدارة تجارتك و مخزونك بشكل مثالي، تابع معنا هذا المقال لمعرفة التفاصيل كافة.
احصل اليوم على أفضل برنامج حسابات للشركات مع بلاجن سوفت!
ما هي الدورة المستندية للمخزن؟
هي سلسلة من الإجراءات والوثائق، والتي تبدأ من طلب الصنف وحتى صرفه أو نقله، كما يمكن من خلالها التحكم في مستويات المخزون وضبط حركة المخزون وربطها بالحسابات والمشتريات والمبيعات بشكل منظم، وفرز المخزون جيدًا وتحديثه بشكل دوري ومستمر، وذلك كله بهدف توفير الاحتياجات المُحددة للشركة من المواد بالكميات المطلوبة في الوقت المحدد، وتجنب نقص أو فقدان في المخزون، أو الحد الزائد من المنتجات الذي قد يؤدي إلى الخسارة أو التلف.
أهمية عمل دورة مستندية للمخازن بشكل دوري
تحقق الدورة المستندية عدة مميزات، تساعد الشركات والأعمال التجارية على تحقيق نجاح باهر في سوق الأعمال، ولذلك أصبحت مهمة، ومن أبرز هذه المزايا:
- تساعد في تفعيل الدور الرقابي بشكل أدق من خلال وجود مستندات متسلسلة بكل خطوة من خطوات دورة المخزن، مما يقلل من فرصة حدوث أخطاء.
- تسهم في تحديد الأقسام المسؤولة عن الاحتفاظ بأصول مستندات مهمة معينة، والأقسام التي يحق لها الاحتفاظ بصورة المستند فقط من المستندات المتعلقة بإدارة المخزون.
- تساعد أيضًا في تنظيم عمليات التوريد والشراء، وتحديد أهم احتياجات الإنتاج، ومتطلبات المخزون المستقبلية.
- مراقبة المخزون تساعد أيضًا في تحسين مستوى خدمة العملاء، من خلال توفير احتياجاتهم بشكل سريع، مما يساعد على تحسين تجاربهم الإيجابية مع المنشأة ورضاهم عن الخدمة وبالتالي يزيد من نسبة المصداقية وبناء سمعة جيدة للمؤسسة.
- تحقيق التوازن بين مستويات العرض والطلب للمنتجات، مما يساعد على تجنب حدوث نقص أو زيادة في المخزون.
أهم أنواع الدورة المستندية للمخازن
تنقسم الدورة المستندية إلى أنواع، وذلك بناءً على طبيعة حركة الأصناف داخل الشركة، كل نوع يعكس اتجاهًا معينًا لحركة المخزون، ويُوثق بوثائق محددة، وفيما يلي الأنواع الرئيسية لها:
1. الدورة المستندية للمخزن في حالة المشتريات
وهي المرحلة الأولي في الدورة بشكل عام، وتسهم في توثيق كل العمليات الخاصة بعمليات الشراء بمستند رسمي، وقد يكون هذا المستند يصدر بشكل متكرر ودوري، ويتم تسلسل هذا النوع وفقًا لما يلي:
- بعد الموافقة على الأسعار، وإرسال أمر شراء للمنتجات، يتم اختيار المورد المناسب، كما يجب إخطار المخزن بالمنتجات المتضمنة بأمر الشراء، لتجهيز المخزن للاستقبال.
- عند وصول الشحنة، يقوم أمين المخازن بالاستلام مع التوقيع على ذلك.
- يتم فحص المنتجات، دون أن تتم الموافقة بشكل نهائي دون التدقيق في الجودة، كما يتم مباشرة إجراءات إرجاع المنتجات التالفة إن وجدت.
- بعد الفحص، يتم إصدار إذن إضافة لتخزين الأصناف رسميا داخل المخزن.
- بعد إرسال إشعار لقسم المحاسبة والمشتريات يفيد إتمام الاستلام والإضافة إلى المخزون لتحديث السجلات المالية يتم إصدار “إذن الاسترجاع” في حالة المنتجات التالفة.
2. الدورة المستندية للمخزن في حالة المبيعات
في هذه الحالة، تكون حركة المخزون مرتبطة ببيع المنتجات بشكل مباشر للعميل، أو بتحويلها إلى قسم الإنتاج لاستخدامها في عملية التصنيع، وتسلسل هذه المرحلة يتم كذلك:
- يتم أولًا إصدار إذن صرف رسمي يتطلب الموافقة لتوثيق خروج البضاعة من المخزن.
- وإذا كانت البضاعة مخصصة للبيع المباشر للعميل.
- أما إذا كان الهدف من الصرف نقل الأصناف إلى مخزن آخر، فيجب الحصول على موافقة إدارة المخزن.
- إذا كانت المواد المصروفة سُتستخدم في التصنيع، فيجب الحصول على موافقة إدارة الإنتاج.
تعرف الآن على أهم مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية (فاتورة) في المملكة العربية السعودية مع بلاجن!
خطوات إعداد الدورة المستندية للمخازن
بعد إصدار أمر الشراء، واستلام المنتجات، تبدأ الدورة المستندية للمخازن، من أجل اتخاذ قرار قبول أو رفض الشحنة من الأساس، لذلك هناك بعض الخطوات الأساسية التي يشرحها لك فريق بلاجن؛ لإعداد الدورة المستندية بشكل احترافي:
- ابدأ أولًا بفحص واستلام البضاعة، قبل قبول الشحنة، وذلك لاستبعاد المنتجات التالفة وإعادتها للمورد، وإثبات الكمية المقبولة، والإقرار بالجودة.
- من المهم أيضًا تعريف الأصناف، ويتم ذلك من خلال إنشاء كارت المخزون، لكل منتج من المنتجات التي تم الموافقة عليها بالاستلام من الموردين ودخولها إلى المخازن، وذلك على أن يكون الكارت التعريفي شاملًا كل التفاصيل.
- إصدار سند الإضافة للمنتجات، وهو مستند يوضح استلام المنتجات، ويتم إعلانه من مسئول المخزن، عن مسئوليته عن المنتجات.
- سند رد البضاعة التالفة، ويُثبت هذا السند تسجيل وإثبات المنتجات التالفة أو غير المطابقة للمواصفات، التي سيتم إعادتها مرة أخرى، ويقوم أمين المخزن بتسجيل البيانات في كارت كل صنف من الأصناف، لضمان توازن رصيد كل كارت مع رصيد الأصناف الفعلي الموجود في المخزن.
- عندما يرفض العميل الاستلام، قم بإصدار مستند “إذن إرتجاع أصناف واردة”، لإثبات عودة المنتج إلى المخزن، حيث أنه يحتوى على الأصناف المرتجعة كافة وتفاصيل الوصف الخاص بها، وتاريخ وأسباب الارتجاع.
- يتم إصدار إذن للعميل في حالة البيع المباشر، أما إذا كان المخزون من المواد الخام، سيعاد إدخالها في دورة تصنيع.
- وفي حالة امتلاكك أكثر من مخزن، يجب إصدار وثيقة عند نقل البضاعة من مخزن لأخر
أبرز الأخطاء شائعة في الدورة المستندية
رغم أهمية الدورة المستندية للمخزن في ضبط حركة المخزون وربطها بالحسابات، إلا أن هناك أخطاء تتكرر في كثير من المؤسسات، وتؤدي إلى مشاكل في التقارير المالية، وحتى اتخاذ القرار، ومن أبرز هذه الأخطاء:
- خروج أو دخول الأصناف بدون مستند موثق يؤدي إلى خلل في أرصدة المخزون ويصعب تتبعه لاحقًا.
- تأجيل تسجيل الإذونات في برنامج المحاسبة أو برنامج المخازن يؤدي إلى فجوة بين الواقع الفعلي والمخزون الدفتري.
- تجاهل الجرد المنتظم يؤدي إلى تراكم فروقات قد لا تُكتشف إلا متأخرًا؛ مما يصعّب معالجتها ويؤثر على دقة التقارير.
- غياب التواصل بين إدارات المبيعات، والمشتريات، والمخازن، والمحاسبة يؤدي إلى تضارب في البيانات وتأخر في تنفيذ الإجراءات.
- الاعتماد على الورق فقط يُعرّض المستندات للفقد أو التلف، ويُصعّب استخراج البيانات أو أرشفتها بشكل منظم.
في النهاية: يمكن القول إن الدورة المستندية للمخزن ليست مجرد إجراء روتيني، بل هي أداة رقابية ومحاسبية فعالة تساعد في حماية أصول الشركة، وتقديم صورة مالية دقيقة، وكلما كانت الدورة المستندية واضحة، دقيقة، ومفعّلة بشكل كامل كلما كان الأداء المالي أكثر مصداقية.
اعتمد الآن على برنامج بلاجن لكي تتحكم في البضاعة الموجودة داخل المخزن باحترافية وكفاءة عالية، تواصل معنا اليوم!
